Расчетный лист по заработной плате: расшифровка и описание

Работники в России получают начисленную заработную плату на основании расчетного листа по заработной плате, в расшифровке которого содержится информация по начислениям и удержаниям. Этот документ подлежит обязательному утверждению и учету. Бланк, а также реквизиты, установлены нормами трудового права.

Что такое расчетный листок и зачем он нужен

Расчетный лист – это важный документ у работодателя, который подлежит учету, хранению и ознакомлению со стороны работников.

Он содержит все начисления, удержания в соответствии с законами России. Данные сведения необходимы для надзорных контролирующих органов для отчетности.

По закону работодатель может издать приказ о разработке и принятии формы расчетного листа. На бумаге также должно быть написано, на кого именно возлагаются такие обязанности. К приказу прилагают примерный бланк, который будет использоваться в рамках деятельности организации.

В какие сроки его изготавливают, подписывают и подшивают в дела

Расчетный лист подготавливают бухгалтеры или инспекторы по кадрам (в зависимости от политики компании) 1 или 2 раза в месяц (период). В этих целях пользуются типографскими бланками (редко) или программой 1С (или ее аналогами). Рукописные бумаги уже практически не используются. Распечатанный же вариант готовится следующим образом:

1. Уполномоченный сотрудник проверяет данные, внесенные в систему.
2. Заполняет недостающие графы.
3. Выводит на экран предварительный бланк.
4. Распечатывает лист при отсутствии ошибок и достоверности информации (формируется автоматически).

Далее с бумагами знакомят заинтересованных лиц. Это профсоюзные участники, сами работающие граждане, руководство, главный бухгалтер. При утверждении бланк подписывают и доводят до сведения работающих.

Важным реквизитом является печать, зарегистрированная в законном порядке. Именно после ее проставления бумага будет иметь юридическую силу.

Информация по листкам хранится в бумажном и электронном виде. Здесь важны нормы Федерального закона об архивном деле. Такие бумаги должны храниться у работодателя не менее 5 лет. В любой момент государственные служащие могут запросить информацию. Разрешается вести специальный журнал, который должен иметь уникальный номер по номенклатуре дел.

Работодателю разрешается пересылать при необходимости копии таких листов по электронной почте. Запрос может исходить от сотрудника или представителя уполномоченного органа.

При подобных действиях рекомендуется руководствоваться также Приказами Минтруда РФ, судебными прецедентами. Бывают ситуации, когда у работодателя (ИП) не имеется печати. Работника знакомят с документом и выдают ему заработок. Но опротестовать сумму уже не получится.

Судебный орган потребует доказательств того, что лист был выдан именно данной организацией. В подобных случаях работникам не следует соглашаться с недобросовестными руководителями. Нужно требовать наличия всех обязательных реквизитов на бланке.

Проще дело обстоит при наличии представительного органа. Зачастую они встают на сторону трудящихся и защищают их права. При несогласии профсоюза в любых трудовых вопросах руководство не может игнорировать мнения. Работающие имеют полное право собрать конференцию, на которой будут изложены текущие проблемы и недоработки.

При подписании протокола заседания секретарем представительного органа изменения подлежат удовлетворению. В максимально короткие сроки руководство должно предложить методы решения проблем. В противном случае возможны штрафные санкции, неустойки, судебные разбирательства.

При отказе самого трудящегося подписать лист (при соблюдении норм права) работодатель должен сделать пометки об этом (фиксация факта). Это запись будет служить гарантией уведомления сотрудника. Ответственность в таком случае для компании не наступает.

Позиции, которые должны быть отражены в обязательном порядке

Форму бланка работодатель имеет право принять самостоятельно или с разрешения профсоюза (при наличии). Обязательные реквизиты:

1. Наименование организации.
2. Период, за который производятся выплаты (число, месяц, год).
3. ФИО сотрудника.
4. Должность, квалификация работника.
5. Табельный номер (регистрационный номер в системе предприятия).
6. Обязательные графы с указанием часов выработки (дней, смен).
7. Подписи уполномоченных лиц и печать компании.

Представительный орган может заявить желание внести исправления в документ. Руководитель в данном случае не может отказать. Изменения должны внести в течение 3 рабочих дней.

Использование кодов и цифр для проведения начислений

Формы, установленной законодательно, не имеется. В помощь бухгалтерам была создана система 1С, на которой работает больше половины сотрудников в России. Электронная форма формируется автоматически и содержит следующие позиции:

1. Начислено.
2. Удержано.
3. Выплачено.
4. К выплате.

Многие компании применяют порядок указания специальных кодов и цифр. Подобные шифровка и расшифровка должны быть известны на предприятии. В противном случае «закодированный» документ никто не сможет понять и прочесть.

В графах «Начислено» должны содержаться все рассчитанные суммы. Это оклад, отпуск, премии, больничный, выслуга лет, классный чин и другие пункты.

В графе «Удержано» указано на вычеты в пользу различных бюджетов. Зачастую речь здесь идет об НДФЛ или алиментах на детей.

В строке «Выплачено» указана та сумма, которая поступила сотруднику (лично в руки или на личный счет). Здесь также может быть указано про авансы.

Иные нюансы по заработной плате содержатся в нормах Трудового кодекса РФ, законах субъектов РФ.

Сохранение конфиденциальности информации

Перед выдачей денежных средств каждый сотрудник должен расписаться в документе. Данные частных организаций в отношении заработка граждан не подлежит защите.

Работники видят, под какой именно суммой расписался их товарищ. В государственных же учреждениях правила могут быть иными. Это должно быть указано во внутренней документации.

Третьим лицам предоставляют сведения только по требованию. Это заинтересованные лица физические лица (заявители по алиментам) или государственные органы (ФНС, ФССП и другие).

Вся информация, занесенная в базу на ПК должна иметь доступы для работников, а также защищена от несанкционированных взломов. В этих целях применяют различные антивирусные программы.

Начисление штрафных санкций работодателю

Контрольно-надзорные органы в России имеют право наложить штрафные санкции на должностных лиц (до 5000 рублей) или юридических лиц (до 50000 рублей). В протоколе проведения проверки может быть указано на недоработки расчетных листов, несоблюдение внутреннего трудового распорядка, оплата не соответствует пунктам договора или расчетам.

Также санкции могут быть наложены при перечислении денег на расчетный счет в банке или при выдаче в кассе предприятия. Вся документация должна храниться в организации в течение установленного законами срока.

Российским законодательством предусмотрены и более суровые наказания. Они регулируются УК РФ.

Заполнение документа требует внимательности, так как после выдачи денежных средств, вносить изменения будет достаточно проблематично. Правила выдачи заработка, подготовки расчетного листа устанавливаются еще правилами внутреннего трудового распорядка. В противном случае работодателю грозят налоговые, административные и уголовные санкции.

Видео о расчете зарплаты: