Трудовая книжка: особенности оформления по трудовому кодексу

Правовая и фактическая роль трудовой книжки в профессиональной деятельности работника имеет огромное значение. От правильного оформления и полноты внесенных данных зависят такие события: трудоустройство, защита от незаконного увольнения, оформление пенсии. В этой статье освещаются правила и рекомендации по заполнению трудовой книжки в соответствии с Трудовым Кодексом.

Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

Документ о трудовом стаже

Трудовая книжка хранится в отделе кадров в процессе трудовой деятельности работающего

Особый статус трудовая книжка приобрела в связи с возложенной на нее задачей осветить трудовой путь человека. Этот статус также подкрепляется наличием нормативных правовых актов различной юридической силы, которые устанавливают порядок ее хранения и заполнения.

Выступая в роли своеобразного масштабного «резюме», закрепленного законодательно, этот документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений. Она отображает рабочую биографию человека.

На кого и когда оформляются

Её заводят на всех работников за исключением определенных категорий, о чем упоминается в Трудовом кодексе. Следующие случаи составляют исключение:

  • работодатель — физическое лицо;
  • сотрудник проработал менее предусмотренного законодательством периода;
  • выполнение работы по совместительству, когда основная работа выполняется в другом учреждении.

Случай, когда работодатель обязан открыть книжку:

  • когда организация является первым местом работы для человека;
  • на предыдущем месте работы книжка не оформлялась по причине работы менее предусмотренного периода;
  • невозможность внесения данных в документ (порвана, испачкана, намокла).

Оформление книжки осуществляется по истечении 5 дней работы в данной организации.

Сведения, которые вносятся

Сведения которые вносятся в трудовую книжку

Основная персональная информация о сотруднике отображается на первой — титульной странице:

  • ФИО;
  • дата рождения полностью;
  • информация об образовании и специальность;
  • профессия.

Сведения, вносимые в документ, требуют документального подтверждения. К примеру, подтверждающими документами для вышеуказанных данных являются паспорт и документ об образовании.

Важно! Запрещается допускать ошибки на титульной странице и вносить исправления, за исключением изменения персональных сведений сотрудника, удостоверенных сопутствующим документом.

Если ошибка была допущена, испорченный документ подлежит списанию и уничтожению, открывается новая трудовая книжка.

Последующие записи касаются выполняемой работы, перевода на другую работу, сведений о поощрениях работника и об увольнении с указанием причин расторжения трудового договора.

Сведения о прохождении военной службы, переквалификации, по повышению квалификации обязательно отражаются при наличии соответствующих документов.

Сроки внесения записей о приеме или переводе на другую работу

Внесение записей о приеме или переводе на работу

Прототип Трудовой книжки появился в 8 веке во Франции, где нанимающийся должен был предъявить документ от предыдущего работодателя

Информация, отражающая факт первого назначения на должность в данном учреждении, вносится по истечении 5 дней работы.

Законодательство не запрещает делать запись о приеме до истечения указанного срока, однако, это может создать трудности сотруднику отдела кадров, если в оговоренный приказом день работник не приступит к работе.

Это является причиной для аннулирования трудового договора и оформления соответствующей записи на основании распоряжения руководства.

Подзаконными актами установлено, что записи о выполняемой работе, переводе на другую работу, квалификации, награждении вносятся в течение недели с момента принятия соответствующего распоряжения руководством.

Важно! При оформлении такого юридического действия как перевод работника на другую работу, необходимо учитывать отличия этого понятия от перемещения. Законодательство о труде четко разграничивает данные факты.

Существенным отличием для работника кадровой службы служит отсутствие необходимости при перемещении требовать согласие работника. Перемещение производится только в пределах одного учреждения с сохранением специальности и имеющейся должности. Соответственно, информация о перемещении не отражается в трудовой книжке.

Особенность заполнения раздела «Сведения о работе» для трудоустраивающихся впервые

Первой информацией, отраженной в разделе «Сведения о работе» будет назначение на соответствующую должность в данной организации. При прохождении военной службы в соответствии с законодательством РФ первая запись содержит указание на данный факт.

Информация о службе в системе органов внутренних дел, в уголовно-исполнительной системе, налоговой полиции, таможенных органах, в Государственной противопожарной службе МЧС России также предшествует внесению других данных. Запись о приеме на работу вносится только после отражение вышеуказанных сведений.

Не отображается в разделе «Сведения о работе» информация об обучении, поскольку относится к персональным данным сотрудника.

Форма, порядок ведения и хранение

Форма и порядок ведения трудовой книжки

Лица, ответственные за учет, ведение и хранение, несут дисциплинарную ответственность

Трудовая книжка и вкладыш в нее — документы строго установленной формы,  утверждение которых происходит на уровне Правительства РФ и оформляется постановлением.

Обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» составляют этот документ.

Вкладыш состоит из аналогичных элементов и разделов, за исключением обложки. Вкладыш как самостоятельный документ не имеет юридической силы и действителен только в совокупности с книжкой.

Оформление производится на русском языке. При наличии второго государственного языка в республике в составе РФ, статус которого законодательно закреплен, книжки могут заполняться на двух языках.

Ручка для заполнения может быть перьевой, шариковой или гелевой, а чернила светостойкими (паста, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Закрепление правилами типа используемой ручки не носит формальный характер, а является необходимым требованием, поскольку записи должны оставаться читабельными на период трудовой деятельности работника, а также после прекращения работы.

Записи вносятся лаконичным языком и должны соответствовать критериям обоснованности, достоверности и полноты. Недопустимо наличие грамматических ошибок и сокращений. При обозначении даты используются арабские цифры.

Не менее важным является факт отнесения книжек и вкладышей к ним к документам строгой отчетности. Подобный статус обязывает организацию вести определенный учет этих документов.

Ведение такого учета заключается в наличии 2х книг: приходно-расходной и книги учета движения книжек и вкладышей к ним. Ведение и учет первой является обязанностью бухгалтерии. Книги пронумерованы постранично, прошнурованы и скреплены подписью и печатью руководителя.

Местом для хранения книжек и их дубликатов является сейф или закрывающийся на ключ шкаф в кадровой службе.

Хранятся они вместе с дубликатами в течение двух лет, не смешиваясь с аналогичными документами. В архив эти документы передаются, когда сотрудник не получил их на руки, а также когда этого не сделали родственники умершего работника и хранятся там 50 лет.

При необходимости уничтожить бланки книжек составляется акт об уничтожении.

Записи о награждениях и поощрениях

Какие сведения о награждении вносятся в трудовую книжку

Данные о поощрениях работника отображаются в разделе «Сведения о награждениях». Виды поощрений работника:

  • государственные награды;
  • ведомственные награды, т.е. награды по месту работы (нагрудные знаки, дипломы, почетные грамоты);
  • поощрения, установленные законодательством РФ, коллективными договорами.

Основаниями для внесения соответствующих записей о награждениях, перечисленных выше, являются указы, распоряжения, постановления, приказы и др.

Не вносятся в них сведения о премировании работника, когда такое премирование является системой оплаты труда.

Раздел «Сведения о награждениях» не допускает зачеркиваний, затирок, заклеивания.

Записи об увольнении

Сведения об увольнении вносятся с некоторыми особенностями, не характерными для остальных записей. Трудовой кодекс и другие нормативные правовые акты более подробно регламентируют порядок внесения записи об увольнении.

Причиной такой детализации является важность наступления такого обстоятельства и его правовые последствия как для работника, так и для работодателя. Именно нарушение законодательства при увольнении становится наиболее частой причиной судебных разбирательств. Информация об увольнении вносится со следующими особенностями:

  • сокращенные периоды внесения. Информация об увольнении вносится именно в день увольнения;
  • причины увольнения дублируют формулировки, содержащиеся в трудовом законодательстве;
  • обязательное указание используемой статьи Трудового кодекса РФ.

Дополнение книжки вкладышем при необходимости

Вкладыш для трудовой книжкиЕдинственной причиной выдачи вкладыша к трудовой книжке является ситуация, когда полностью заполнен соответствующий раздел и нет места для внесения новых записей.

Осуществление этого действия обозначается пометкой «выдан вкладыш» на титульной странице с указанием его серии и номера. Пометка «выдан вкладыш» выполнена в виде штампа.

Как самостоятельный документ вкладыш юридической силы не имеет и действует только вместе с трудовой книжкой. Объединение этих документов осуществляется путем сшивания. Когда вкладыш и книжка имеют разные года изготовления и соответственно выглядят не идентично, используется вкладыш последнего образца, действующего на момент осуществления этой процедуры.

Запись о работе по совместительству

Совместительство представляет собой совмещение работником несколько работ и профессий в разных организациях в один период времени. В книжке отражается информация о работе по совместительству, когда основная работа осуществляется именно в этом учреждении.

Сотрудник должен знать, что основанием включения информации о совместительстве помимо приказа работодателя о назначении на соответствующую должность, является письменное заявление, с указанием на необходимость отражения этих сведений.

Заявление должно содержать положительную резолюцию руководителя. Ситуация, в которой сотрудник не может представить работодателю документы, подтверждающие работу по совместительству, дает руководителю организации право отказать во включении такой записи в документ.

Порядок внесения записи о совместительстве в раздел «Сведения о работе» носит общий характер. Единственное отличие представляет собой необходимость указания в круглых скобках фразы «по совместительству» после описания должности и структурного подразделения.

Особенности внесения записей частными предпринимателями и другими физическими лицами

Внесение записей в трудовую книжку предпринимателямиВсе категории сотрудников обеспечиваются трудовыми книжками, за исключением случаев, перечисленных выше. Отмечается, что не каждый работодатель наделен трудовым законодательством правом и обязанностью вести книжки.

Так, физические лица, не обладающие статусом индивидуального предпринимателя, такие документы не ведут.

Для работодателей с организацией в форме юридического лица, а также для индивидуальных предпринимателей это, наоборот, является обязательным условием. Рассмотрим важные аспекты ведения книжек, характерные для индивидуальных предпринимателей.

Не является нарушением законодательства отсутствие печати у индивидуального предпринимателя. Информация в трудовой книжке заверяется подписью. По требованию работника предоставляется справка с указанием причин отсутствия печати.

Наименованием организации, которое необходимо указывать в разделе «Сведения о работе», для индивидуального предпринимателя является фамилия имя и отчество в соответствии со свидетельством о регистрации.

Порядок заполнения при увольнении

Применяется следующий способ включения информации о прекращении трудового договора: арабскими цифрами указывается порядковый номер записи, также арабскими цифрами прописывается дата увольнения, следующая информация содержит причину увольнения. В заключении указываются дата и номер приказа работодателя об увольнении.

Обязательным условием является внесение записи в день увольнения.

Срок выдачи работнику данного документа составляет три дня с момента последнего дня работы. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. При наличии письменного согласия человек, направление книжки осуществляется по почте.

Случаи выдачи дубликата

Дубликат трудовой книжкиКогда восстановить свою трудовую книжку не представляется возможным, законодательство предусматривает возможность выдачи дубликата. Причины оформления дубликата:

  • утеря книжки работником ;
  • утеря работодателем книжки;
  • повреждение вследствие механических, физических, природных воздействий (порвалась, обгорела, попала в воду);
  • утрата произошла по причине чрезвычайного происшествия. При этом утрата должна носить массовый характер и не может ограничиться одним документом.

Трудовая книжка обязательно содержит указание на то, что она является дубликатом. Оформляется путем проставления надписи «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы. Последующие действия зависят от ситуации.

Когда дубликат оформляется для работника, который проработал у одного работодателя, все записи вносятся на основании имеющихся в организации или предоставленных работником данных: паспорта, документа об образовании, приказов о назначении, переводе, награждении, документов, подтверждающих военную службу и т.п.

Работнику, который ранее работал у другого работодателя, дубликат оформляется путем указания в разделе «Сведения о работе», в первую очередь, информации об общем стаже работы человека.

Все данные вносятся только на основании имеющихся приказов и документов. Записи о работе в других учреждениях подтверждаются только надлежащим образом заверенными копиями документов.

Работодатель обязан оказывать содействие работнику в сборе необходимых документов.

Чрезвычайная ситуация, как причина утраты полностью обязывает работодателя собрать необходимые документы и на их основании внести соответствующие записи в дубликат, без привлечения работника к такой работе.

Когда невозможность получения сведений с предыдущих мест работы вызвана ликвидацией или прекращением деятельности организации, необходимо обратиться к организации правопреемнику или в архивные учреждения. Этот случай потребует больших временных затрат.

Признание недействительными записей об отстранении от должности, увольнении в связи с осуждением, производится на основании вступившего в законную силу оправдательного приговора либо постановления о прекращении уголовного. Это сопровождается выдачей дубликата, в котором исключаются признанные недействительными записи.

Видео об особенностях оформления:

Трудовая книжка единственный документ, регламентированный законодательством, который одновременно отображает всю информацию о трудовой деятельности работника за весь период жизни. С одной стороны, такая форма учета данных о работе кажется устаревшей и не отвечающей современным реалиям.

Пока не существует альтернативы представления своих трудовых данных единым документов, в связи с чем, представляется, что трудовая книжка как документ ничуть не утратила своих положительных качеств.

В ней отображается трудовая жизнь, с подробным указанием всех мест работы, должностей, наград, повышений квалификации. В связи с чем, законодательством установлен определенный порядок ее заполнения и ведения.

Информация, содержащаяся в ней, влияет на такие стороны жизни сотрудника, как трудоустройство, повышение по службе, выход на пенсию, возможность оспорить незаконное увольнение.

Работодателям необходимо уделять должное внимание организации работы и квалификации кадров, которые занимаются заполнением документа. Работнику, в сою очередь, необходимо следить за своевременным, полным и точным внесением соответствующих записей.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ВКонтакте
Класс
WhatsApp
Telegram
Смотрите также:
Поделитесь своим мнением

Консультация юриста
Наши телефоны
Получите бесплатную юридическую помощь прямо сейчас. Звоните!
Мы в Facebook
© 2019 Юрист Помог | Содержание
119296, г. Москва, ул. Вавилова, д. 54, корп. 4, оф. 406 | Контакты

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: