График отпусков это возможность работникам подготовится к проведению отпуска

График отпусков — это обязательная часть работы предприятия. Грамотное составление позволит обеспечить сотрудникам возможность комфортного отдыха.

Что представляет собой график отпусков

Зачем нужен график отпусков

График отпусков полезен как для сотрудников, так и для руководства.

Документ утверждается начальником и содержит информацию о сотрудниках, находящихся в отпуске. Документ является одним из обязательных документов на предприятии. Планирование позволяет обеспечить возможность отдыха сотрудников с учётом загрузки предприятия. Это даёт возможность избежать ситуаций, когда отсутствует слишком большое число сотрудников и это ставит под угрозу нормальную деятельность предприятия.

График удобен и сотрудникам. Одни из них смогут заблаговременно подготовится к отдыху и распланировать его нужным образом. Другие, нуждающиеся в отпуске в определённое время, может обсудить это с руководством и быть уверенными в том, что получат его вовремя. Кроме того, наличие графика позволяет следить за тем, чтобы сотрудники использовали полагающиеся им отпуска и не накапливали неиспользованные за прошлые года.

Его можно назвать локальным нормативным актом

Предприятие в своей работе обязано исполнять действующее законодательство. Однако существуют такие нормы, которые должны быть установлены руководителем предприятия в пределах его компетенции. Соответствующие документы называются локальными нормативными актами. Отличительные признаки такого рода документа состоят в следующем.

  1. Этот документ, как правило, принимается руководителем предприятия лично или с участием совещательного органа, представляющего трудовой коллектив в тех случаях, когда такая норма предусматривается законом.
  2. Правила, которые устанавливаются указанным документов не имеют права ухудшать положение сотрудников предприятия по сравнению с принятыми законодательством.
  3. Такого рода распоряжения являются документами, которые доводят до каждого сотрудника под собственноручную роспись.
  4. Рассматриваемые нормативные акты являются для сотрудников обязательными документами. В случае, если будет иметь место неисполнение указанных в документе норм, работник может быть привлечён к дисциплинарной ответственности.

В практике работы предприятий уже имеются сложившиеся формы таких нормативных актов. Это инструкции, правила или положения. При этом важно отметить, что разного рода коллективные договоры к таковым нормативным актам не относятся.

Рассматриваемые документы делятся на те, которые законодательством предусмотрены и те, которые создаются на усмотрение руководителя.

График, по которому сотрудники идут в отпуска включается в число локальных нормативных актов. В частности, это упоминается в некоторых письмах Роструда.

Как составляется

Составление графика отпусков

График отпусков составляется руководством, а затем отдается сотрудникам для согласования и подписи.

Подписанный график предоставляется работникам предприятия под собственноручную роспись. Если существовали неиспользованные ранее отпуска, их можно включить в текущий график.

У руководителя также имеется обязанность напомнить каждому сотруднику за 14 дней время, когда начинается его отпуск.

Документ предусматривает стандартную форму №Т-7. Для его утверждения существует ограничение по времени. Это должно произойти за две недели до нового года.

Обычно, в процессе составления документа, руководитель получает необходимую для этого информацию от своих работников.

Обычно уже подготовленный график подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем предприятия.

Возможна ситуация, когда на работу недавно пришёл работник, с отпуском в течение текущего года. Он должен быть в обязательном порядке включён в график отпусков на этот год несмотря на то, что такой документ уже сформирован и утверждён. Оформление происходит при помощи дополнения к документу. Оно также составляется с использованием формы №Т-7.

Здесь отображаются не все отпуска. Например, сюда не входят те из них, которые не оплачиваются предприятием. С другой стороны, в график включаются неиспользованные отпуска прошлых лет, а также учитываются дополнительные.

В документ могут включаться также отпуска совместителей, однако это не является обязательным правилом. Если решено так сделать, то руководителю необходимо получить данные о том, когда таким работником предоставляются отпуска на месте их основной работы.

Что содержит

Содержание графика отпусков

График представляет собой заполненный бланк по форме №Т-7

График отпусков заполняется с использованием специального бланка. Он носит название Форма №Т-7. Документ состоит из шапки, основной части и места для подписи.

В шапке указывается точное название предприятия. В правой её части предусмотрено место, где делается запись о том, что документ утверждён руководителем и ставится фамилия, подпись, наименование его должности.

Основная часть представляет собой таблицу, где каждая строчка относится к конкретному сотруднику. Здесь имеется несколько граф:

  • наименование подразделения, где работает сотрудник;
  • указывается его должность;
  • фиксируются индивидуальные данные: фамилия, имя и отчество;
  • пишется табельный номер работника;
  • запланированное количество календарных дней;
  • ставится дата, когда планируется пойти в отпуск;
  • обязательно фиксируется фактическое время, когда отпуск был получен;
  • следующие две графы заполняются в том случае, когда имел место перенос: указывается документ, который является основанием для этого и новое время предполагаемого отпуска;
  • последняя графа отводится для возможных примечаний.

Когда речь идёт о времени отпуска, в соответствующей графе ставится дата его первого дня.

Под таблицей предусмотрено место для подписи начальника кадровой службы. Там указывается его должность и ставится расшифровка подписи.

Приказ о составлении

Поскольку график должен быть составлен за две недели до наступления следующего года, приказ о его составлении должен быть оформлен заранее. Его дата должна быть такой, чтобы хватило времени на составление документа, учёт пожеланий сотрудников и другие действия по формированию графика отпусков.

В нём руководителям подразделений даётся распоряжения провести сбор информации по этому вопросу у своих сотрудников. Указанные данные затем должны быть переданы в отдел кадров, где будет составлен окончательный вариант документа. Он должен будет учитывать мнения сотрудников, требования закона, обеспечивать возможность нормальной работы предприятия независимо от отпусков отдельных сотрудников.

На практике обычно предварительно составляется проект рассматриваемого документа, который проходит обсуждение и затем, после устранения замечаний, формируется окончательный документ.

Образец

Приказ подписывается директором фирмы и обычно содержит два пункта:

  1. Начальникам подразделений предписывается начать сбор информации о планировании отпусков у своих сотрудников.
  2. Отелу кадров на основе информации, собранной на основании первого пункта данного приказа составить график отпусков на следующий год.

Оформляется документ обычно на фирменном бланке. Вверху указывается номер приказа и его дата. Ниже указывается то, о чём этот приказ.

Под основным текстом делается запись о том, кому поручается контролировать выполнение (обычно этим непосредственно занимается руководитель предприятия). Ниже ставится подпись директора и даётся её расшифровка.

Ниже делается запись о том, что с приказом ознакомлены:

  1. Начальник отдела кадров.
  2. Ниже перечислены все начальники подразделений.

В какой период формируется график на следующий год

Трудовым Кодексом предусмотрена крайняя дата составления рассматриваемого документа. Указано, что за две недели до начала года график отпусков должен быть составлен и утверждён руководителем предприятия. Разумеется, в нём в дальнейшем в некоторых случаях могут произойти изменения, связанные с отпусками новых сотрудников, которые придут на работу в течение нового года.

Такие изменения должны оформляться в виде дополнений, которые делаются на таком же бланке, какой использовался для составления основного документа.

Составление графика отпусков делается за некоторое время до наступления предельной даты, предусмотренной законом. Оно начинается с приказа директора о начале проведения данной работы.

Как составить график отпусков — пошаговая инструкция

Порядок составления графика

Составление графика отпусков начинается с оформления приказа руководителя, а заканчивается его становлением локальным нормативным актом.

Как приступить к работе над рассматриваемым документом, правильно его составить и оформить? Здесь будет приведена пошаговая инструкция для этого.

  1. Сначала руководитель предприятия издаёт приказ и знакомит под роспись с ним начальника отдела кадров и руководителей всех подразделений. С этого момента начинается работа в этом направлении. Она должна быть полностью закончена не позже, чем за две недели до наступления следующего года.
  2. Начальники подразделений производят опрос своих сотрудников о желаемом времени получении отпусков. При этом они должны быть распределены таким образом, чтобы подразделение исправно выполняло свои функции, несмотря на временное отсутствие отпускников.
  3. При составлении должны быть учтены соответствующие требования законодательства.
  4. Если возникают сложности на этом этапе, их обсуждают с сотрудниками подразделения, а окончательное решение принимает руководитель.
  5. Итоговое расписание подаётся в кадровую службу предприятия. После того, как указанные данные собраны со всех подразделений, на бланке №Т-7 составляется окончательный график отпусков и подаётся начальнику для утверждения.
  6. Если у руководителя есть замечания, они рассматриваются заинтересованными лицами и устраняются.
  7. Если на предприятии есть профсоюзная организация, то должно учитываться её мнение. Начальник может его не учесть, но профсоюзный орган имеет право обжаловать его решение или обратиться с иском в суд.
  8. Если всё согласовано, график утверждается директором и после этого он становится локальным нормативным актом, обязательным для всех сотрудников.

Как заполнить, что обязательно нужно включить

При формировании графика включаются личные данные (ФИО, место работы, должность, табельный номер). Указывается дата первого дня отпуска рассматриваемого сотрудника. Если по какой-либо причине работник не воспользовался возможностью уйти в отпуск, должен быть указан документ, который является основанием для этого, а также предполагаемая новая дата отпуска.

Есть категории работников, которые, согласно законодательству, имеют право выбирать себе наиболее подходящее время для отдыха. При составлении графика было бы разумно начать составление списка именно с этих людей.

Также нужно учитывать, что отпуск можно брать по частям. Поэтому график может включать также и частичные отпуска.

Внесение изменений

Внесение изменений возможно. Это делается путём составления ещё одного документа по форме №Т-7. Таким образом в график текущего года могут быть внесены новые сотрудники, недавно поступившие на работу.

Утверждение графика

Это делает руководитель предприятия по согласованию с профсоюзными органами, если они есть на этой фирме. Законом установлен крайний срок для этого — не позже двух недель до начала следующего года. Перед тем, как подписать документ, если имеются к нему замечания, они обсуждаются и устраняются.

Дополнительные отпуска

В большинстве случаев дополнительные отпуска принято брать вместе с основным. И те и те в обязательном порядке должны быть включены в составляемый график отпусков. Дополнительные отпуска могут быть прямо предоставлены законодательством или предоставлены на основании коллективного договора. Также возможна ситуация, когда такое право даётся локальными нормативными актами, принятыми и утверждёнными на данном предприятии.

Льготные категории

График отпусков для льготников

Льготные категории граждан имеют право выбрать время для отпуска самостоятельно.

Те, кто имеет право выбирать время для своего отпуска практически без ограничений в соответствии с законодательством, относятся к одной из следующих категорий.

  1. Если женщина воспитывает двух детей, возраст которых не превышает двенадцати лет.
  2. Те мужья, чьи жёны в это время получили отпуск по беременности или по родам.
  3. Совместители. Их отпуск должен соответствовать тому, который они получают на основном месте работы.
  4. Те, кто удостоен звания Почётного донора России.
  5. Несовершеннолетние сотрудники.
  6. Супруги военнослужащих, когда они хотят получить отпуск одновременно с супругом.
  7. Люди, которые принимали участие в ликвидации чернобыльской аварии.

Отражение отпуска в табеле рабочего времени

Сотрудник, который в данное время находится в отпуске, табелируется на предприятии особым образом.

  1. Для основного отпуска коды: буквенный — ОТ, числовой — 09.
  2. В случае дополнительного, соответственно: ОД и 10.
  3. Учебный оплачиваемый: У, 11.

Приказ по основной деятельности

Приказ о составлении графика отпусков относится к категории приказов по основной деятельности. Они издаются руководителем по мере необходимости. В канцелярии заводится отдельное дело, в котором хранятся копии всех приказов данной категории. Они регистрируются в специальном журнале.

Приказ по личному составу

Приказы данной категории документирует изменения по личному составу в организации и события, с этим связанные. Для его оформления требуется письменное обоснование, которым может быть заявление работника. Приказ о составлении графика отпусков относится к данной категории.

Заключение

Оформление рассматриваемого документа представляет собой достаточно трудоёмкий и сложный процесс. Однако, правильное составление графика отпусков является важным и необходимым элементов жизни любого предприятия.

Видео о составлении графика отпусков:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ВКонтакте
Класс
WhatsApp
Telegram
Смотрите также
Поделитесь своим мнением

Получите бесплатную юридическую помощь прямо сейчас. Звоните!
Мы в Facebook
© 2018 Юрист Помог | Содержание
119296, г. Москва, ул. Вавилова, д. 54, корп. 4, оф. 406 | Контакты

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: