При каких условиях скан договора имеет юридическую силу оригинала

Обмен сканированными документами решает вопросы оперативного ведения бизнеса, сложности территориальных связей. При совершении сделки дистанционным способом закономерен вопрос о том, имеет ли юридическую силу скан договора, отправленного по электронной почте. Стороны сделки должны знать условия, при которых скан-копия равнозначна бумажному оригиналу, порождает права и обязанности, имеет силу доказательства в суде.

Требования к совершению сделки

Гражданское законодательство РФ признает сделку действительной, если:

1. ее содержание не противоречит закону;
2. закрепляет взаимные права и обязанности контрагентов;
3. стороны совершают сделку добровольно, без понуждения;
4. соблюдена форма сделки, определенная законом.

Форма сделки и ее значение

Существует иерархия форм сделки: устная – письменная – нотариальная.

Требования относительно формы установлены для того, чтобы сделать отношения сторон максимально конкретными и предотвратить возможные споры по поводу содержания сделки или самого факта ее совершения.

Если законом предусмотрена определенная форма, стороны не вправе выбрать более простую модель. Однако более сложную они могут использовать по своему усмотрению. Нотариальное удостоверение сделки нельзя заменить простой письменной или устной формой. Наоборот – можно.

Письменная форма сделки

Есть два способа заключить сделку в письменной форме:

1. составить единый документ (в том числе электронный) и подписать всеми сторонами сделки;
2. произвести обмен документами: письмами, телеграммами, факсимильными или цифровыми копиями.

Для отдельных сделок могут быть установлены дополнительные требования: печать на бланках, проставление печати, вторая подпись.

Если закон прямо указывает на обязательность письменной формы, но она не соблюдена, априори считается, что договора нет и правоотношения не возникают.

Что считать электронным документом

Далеко не любой документ, созданный на компьютере или полученный по электронной почте, признается оригинальным.

Электронный документ имеет юридическую силу первого экземпляра, равную оригиналу на бумажном носителе, если:

• изначально создан на компьютере в цифровой версии;
• не имеет аналогов на бумажном носителе;
• подписан квалифицированной электронной подписью.

имеет ли юридическую силу скан договора

Документ, полученный сканированием бумажного носителя, называется электронным образом. Скан – это цифровая копия оригинала, существующего изначально на бумаге.

В отличие от скан-копии, электронный документ изначально создается в цифровом виде и не существует на бумаге. Его бумажная распечатка будет в свою очередь копией.

Благодаря средствам связи коммерческие соглашения зачастую заключают в упрощенном варианте, обмениваясь документами на интернет-сайтах, по электронной почте или в мессенджерах.

Российское законодательство допускает такой способ. Если сделка совершена «с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки», считается, что письменная форма соблюдена (статья 160 ГК РФ).

Судебная практика признает, что обмен сканированными копиями документов по электронной почте соответствует обычаям делового оборота и не противоречит нормам права.

Важно! Есть сделки, для которых единственно правильная форма – письменная в виде единого документа, подписанного сторонами. Это касается продажи недвижимости, аренды здания, аренды предприятия.

Условия действительности электронной сделки

Чтобы письменная форма электронной сделки была безупречной, важно соблюдать определённые требования:

1. Информация должна быть доступна и воспроизводима для последующего использования.
2. Содержание сделки должно воспроизводиться в неизменном виде, т.е. быть защищенным от случайного или умышленного искажения.
3. Если договор не подписан квалифицированной подписью, то скан-копия должна достоверно указывать лицо, выразившее волю на совершение сделки. Для определения такого лица используют:

• любой способ, который позволяет установить контрагента;
• специальный способ в случаях, когда он предусмотрен законом или соглашением сторон.

4. В договоре должно быть прямое указание на достигнутое соглашение сторон о том, что:

• скан-копии договора имеют юридическую силу оригинального документа;
• подписание договора осуществляется путем обмена электронными сообщениями;
• подписи в скан-копии имеют силу собственноручных;
• конкретизированы адреса e-mail, на которые будут направляться сообщения, и их принадлежность уполномоченным лицам.

Как происходит обмен сканами

Основные технические требования к скану: четкость и контрастность изображения, читаемость, высокое разрешение, желательно цветной режим. Подписи и печати должны быть отсканированы особенно отчетливо.

В соглашении стороны должны указать, что цифровые документы высылаются с конкретных e-mail адресов. В этом случае возможно определить лицо, которое выразило волю на заключение договора.

Эксперты считают, что скан подписанного договора, отправленный контрагенту по электронной почте, можно рассматривать как оферту. Если предусмотрены все существенные условия и контрагент с ними согласен, скан-копию договора распечатывают и подписывают.

Возврат подписанного и сканированного документа первой стороне означает акцепт оферты. Такие действия влекут правовые последствия: признание договора заключенным, возникновение обязательственных правоотношений.

Правила использования электронной почты

Юридически значимые документы, касающиеся заключения, исполнения, изменения, прекращения договора следует отправлять только с электронных адресов, указанных в соглашении как принадлежащих уполномоченным представителям сторон, желательно официальных адресов организаций.

Целесообразно подробно описать, как подтверждается, что сообщение доставлено. Например, скан-копия считается полученной, если сторона в тот же день отправит ответ с отметкой «получено» и датой получения.

При отправке файлов, содержащих юридически значимые документы, рекомендуется в тексте письма написать пояснение о вложении.

Часто при рассмотрении споров суды считают, что сопровождающая переписка позволяет установить наличие взаимного согласия и договорных отношений между сторонами.

Если в договоре нет условия о взаимодействии с помощью электронных документов

Нежелательные последствия могут наступить, если в договоре отсутствуют условия:

• о правомочности заключения договора путем обмена электронными сообщениями;
• о придании юридической силы скан-копиям документов, передаваемым по электронной почте;
• о равенстве юридической силы таких сообщений с оригиналами, оформленными на бумажных носителях;
• об определении адресов email для ведения переписки;
• о признании скан-копий документов, пересылаемых по электронной почте, доказательством при разрешении споров.

При возникновении спора о том, действительно ли контрагент подписал договор, в суде придется доказывать, что e-mail принадлежит контрагенту, что договор был подписан и отправлен именно им и именно в том содержании, которое имеется у стороны правоотношения.

Негативные последствия будут выражаться в том, что суд не признает переписку сторон по электронной почте доказательством. Собрать другие доказательства проблематично. Так, Верховный Суд в 2017 году вынес определение, что содержание договора, заключенного путем обмена электронными образами, может доказываться осмотром сайта сервиса электронки и составлением нотариального протокола осмотра.

Достаточно ли скан-копии для защиты прав в суде

Судебная практика неоднозначна. Одна из сторон может отрицать подписание и отправку контракта. Другая сторона должна доказать, что скан-копия договора исходила именно от этого лица именно на этих условиях.

Доказательствами в пользу заключения договора могут быть:

• переписка по электронной почте, в которой оговариваются условия сделки;
• систематическая переписка, которая подтверждает реальное исполнение договора (вопросы оплаты, отгрузки, соблюдения сроков и т.д.);
• ведение переписки по адресам, указанным в скан-копии договора. 

При отсутствии переписки или неясности полномочий лица, подписавшего договор, доказать факт его заключения проблематично.

Суд признает договор незаключенным, если невозможно точно установить, что скан исходил от стороны, которая отрицает этот факт.

Если суду представлены разные копии договора, зачастую невозможно установить, какой вариант является истинным. В этом случае суд не примет этот документ.

В конечном счете решение суда зависит от конкретных обстоятельств дела, взаимоотношений сторон, содержания представленных документов.

В целом, совершение сделки путем обмена электронными копиями документов не противоречит закону. Однако скан-копии приобретают юридическую силу, равную оригиналам, только при соблюдении определенных условий на этапе оформления сделки. Неисполнение этих условий является рискованным, поскольку доказать факт заключения договора будет невозможно.

Видео об электронной форме сделки: