Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления
Должностная инструкция — это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его ответственности.
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.
Для чего необходима инструкция
Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации
Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.
Должностная инструкция позволяет работодателю:
- Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
- Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
- Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
- Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).
Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.
Разработка и разделы инструкции
При составлении инструкции обычно пользуются положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Минтрудом России в 1998 году). Инструкция в виде проекта визируется разработчиками, согласовывается с представительным органом работников (при его наличии), утверждается руководителем.
Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.
Особенности должностной инструкции помощника руководителя
Помощник руководителя — ответственная должность
Помощник руководителя — особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.
Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов — вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.
Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.
Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.
Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции. Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:
- Подробное определение круга полномочий
- Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
- Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
- Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
- Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.
Общие требования к помощнику руководителя
Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования
Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:
- Высшее образование
- Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
- Владение иностранными языками.
- Навыки делового общения, письма и этикета
- Владение офисной техникой
- Стрессоустойчивость
Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.
Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.
Обязанности и права
Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:
- Выполнение непосредственных заданий руководства
- Планирование и координация рабочего времени руководителя
- Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
- Составление и редактирование деловой документации
- Контроль конфиденциальности и сохранности документации
Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:
- Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
- Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
- В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.
Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.
Пределы ответственности
Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем
При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:
- За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
- За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
- За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.
Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.
Мнение юриста-эксперта:
[wpmfc_cab_ss]Статья 81 п.3 ТК РФ содержит основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Оно связано с профессиональной пригодностью работника. Это основание должно быть подтверждено результатами аттестации. Составляя должностную инструкцию для помощника руководителя, необходимо детально прописать в ней все квалификационные требования к специалисту.
От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.
Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.[/wpmfc_cab_ss]
Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве: