Оформление личного дела работника — образец и правильный порядок ведения досье сотрудника

Личное дело ведется для систематического учета данных о работнике. Досье заполняется комплексным пакетом документированных листов, бланков и справок, описывающих трудовую деятельность работника на предприятии в период с первого дня трудоустройства до увольнения. Правильное оформление личного дела работника осуществляется по образцу согласно законодательных норм.

Законодательные нормы кадрового делопроизводства

Согласно закону РФ (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609) систематизация информации о профессиональной деятельности государственных и административных служащих обязательна.

Законодательство обязательно регламентирует ведение личного досье на работников следующих отраслей:

• государственных служащих;
• научных сотрудников;
• лиц, занимающих руководящие должности;
• специалистов с повышенной ответственностью.

Ведение досье не всегда регламентируется законодательной нормой. Например, для лиц, занимающих исполнительные должности, заведение личного дела не обязательно.

В свою очередь на граждан, занимающих организационные посты, личное досье заводится в обязательном порядке. Это касается и лиц, работающих на временном или сезонном основании.

Необходимо ведение личного дела лиц, занимающих упомянутые посты, вне зависимости основная это работа либо по совместительству.

На граждан, трудящихся по внутреннему совместительству, ведется одно досье, поскольку заведение двух личных дел на сотрудника законодательством не предусмотрено.

Ведение личного дела не распространяется на граждан с совместным правовым договором по оказанию услуг. Например, это касается лиц, оказывающих платные услуги по подрядному соглашению.

Кто ведет личное дело

Ведение личного дела работника возлагается на сотрудника кадровой службы, наделенного соответствующими полномочиями. При отсутствии отдела кадров на предприятии ответственность за ведение переходит к лицу, наделенному этими прерогативами руководителем с учетом полного контроля последним.

Весь комплекс документов, укомплектованных в дело, хранится в отделе кадров. Для сохранения секретности данных о работнике и во избежание попадания любого из документов в третьи руки, личное дело хранится в сейфе под ответственностью работника службы кадров ведущего досье.

У сотрудника отдела кадров, ответственного за ведение дела, нет законодательных прерогатив на получение от работника сведений о его личной жизни и религиозно-политических предпочтений. Право на получение такой информации получается исключительно по письменному соглашению работника.

Потеря любого запротоколированного документа, входящего в состав дела, влечет, ответственность работника одела кадров. Следовательно, важно соблюдение аккуратности при работе с ведением персональной документации работника. Известны случаи служебных разбирательств по поводу утраты дел служащими кадрового отдела.

Ведение личных дел в частном предпринимательстве

Граждане, осуществляющие индивидуальную предпринимательскую деятельность, по закону вправе вести делопроизводственный учет работников своих предприятий.

Если частный предприниматель решил внедрить систему ведения личных дел работников, она закрепляется в учетной бухгалтерии посредством внесения соответствующих указов во внутренних протоколах. Зачастую делопроизводители пользуются законодательно фиксированным регламентом для госслужащих.

Практика делопроизводства для индивидуальных предпринимателей, не являясь обязательной, все же демонстрирует несомненные плюсы.

Практика личного дело ведения содействует:

• своевременному учету документированной информации о работнике;
• отслеживанию карьерных изменений;
• быстрой проверке данных работника для предоставления полагающихся льгот и премий;
• оценке перспективности сотрудника в плане карьерного роста;
• оперативному ознакомлению с персональной информацией о работнике.

Учитывая не обязательное ведение кадрового учета для частных предпринимателей, они сами вправе решать, на каких работников заводить личное дело. Впрочем, большинство предпринимателей ведут учет всех своих сотрудников, облегчая систематизацию сведений о персонале. В целях экономии времени иные ИП ведут учет дел лишь служащих конкретных должностей. 

Предпочтительные должности сотрудников для заведения личных дел включают:

• организационно руководящие посты;
• заместителей руководящей ячейки;
• материально ответственные должности.

Упомянутые должности, целесообразны для ведения делопроизводства, не зависимо от вида и времени прима на работу. Например, работ по совместительству или срочному трудовому договору.

Наименее предпочтительные должности для оформления делопроизводства занимают работники без требований по образованию, высокой квалификации, повышенной ответственности.

Оформление личного дела работника и образец

Работодатель через сотрудника отдела кадров начинает вести личное дело работника с начала оформления последнего на предприятие или государственное учреждение. Перечень документации не регламентируется на уровне правовых актов за исключением служащих государственных, муниципальных, бюджетных структур и депутатов.

Следовательно, предприятия или организации, нанимающие работника, решают сами, какие документы включать в досье нанятых сотрудников. Стандартное личное дело сотрудника содержит перечень копий следующих документов:

• паспортную ксерокопию;
• ксерокопию диплома об образовании, документа о повышении квалификационных качеств;
• страхового номера индивидуального лицевого счёта;
• документа о военной обязанности лица (если он таким является) или военного билета;
• ксерокопию идентификационного номера налогоплательщика;
• справки о прохождении медицинской комиссии (если этого требует деятельность организации);
• справку на наличие судимости гражданского лица или неимение таковой;
• справки о трудовом соглашении между работником и работодателем;
• резюме;
• трудовой книжки
• квалификационную характеристику;

После укомплектования упомянутыми бумагами заполняется бланк листа внутренней описи. Он оформляется для ведения учета. В документ вносятся даты задокументированных данных на работника, помечаются факты изменения документа, изъятий из него копий для конкретных нужд. 

Возможно изменение перечня упомянутых документов. В зависимости от кадровой политики осуществляемой предприятием, из дела могут изыматься не актуальные справки и бумаги либо оно дополняется новыми документально оформленными копиями.

Опись документов ведется для учета всей документации содержащейся в деле. Описной бланк с пунктами для заполнения, содержание которых можно менять в зависимости от организации, можно купить или заказать через интернет. 

Порядок ведения

Корректное формирование личного дела начинается с внесения в досье, трудового договора, включая распорядительный документальный приказ о трудоустройстве и назначении на конкретную должность будущего специалиста. При этом соблюдается строгая хронология документов, включаемых в состав.

Соблюдается хронологическая нумерация всех листов, вкладываемых в дело. Количество листов и даты их внесения указываются в листе внутренней описи. Опись составляется для учета документов хранящихся свыше 10 лет.

Хронология ведения

Внешняя сторона обложки озаглавливается указанием ФИО сотрудника. Образец включает следующие пункты:

• указание на соответствующих полях обложки первичных данных (ФИО сотрудника, фото, номер досье, дата начала и конца делопроизводства);
• фиксирование количества нумерованных листов;
• оформление и прикрепление листа внутренней описи.

По стандартной схеме соблюдается следующая хронология ведения:

1. Заполняется и вкладывается анкета.
2. Оформляется и добавляется лист трудового договора.
3. Добавляется соглашение, о неразглашении коммерческой тайны.

Далее добавляются копии следующих документов:

• копия паспорта;
• справка об образовании;
• военный билет или удостоверение офицера запаса;
• подтверждение о присвоении ИНН;
• справка о присвоении индивидуального номера государственного пенсионного страхования;
• соглашение о несении материальной ответственности;
• аттестационные материалы.

Для оформления используется свежее фото сотрудника. Нельзя добавлять фотографию давностью в несколько лет и более. После увольнения работника досье закрывается и помещается в архив.

Закрытие и архивирование

Перед закрытием все листы досье извлекаются из папки, прошиваются дыроколом и помещаются в скоросшиватель. Далее составляется заверительный лист, включающий информацию о нумерации количестве прошитых листов. Вдобавок указывается о поврежденных документах и внесении новых.

Заверительный лист крепится к внутренней стороне папочной обложки. В довершение документ заверяется подписью кадрового служащего. После выполнения упомянутых процедур, дело закрывается.

Окончательно оформленное дело с подшитой стопкой документов помещается в архив. Срок хранения досье 75 лет и более для работников руководящих должностей. Сотрудник при увольнении вправе просить о передаче копий документов, что обусловит прекращение хранения.

Личное дело в электронном варианте

С развитием технологий кадровое делопроизводство претерпевает изменений. Теперь на предприятиях и госструктурах кадровики ведут дела в электронном варианте, хранящиеся в базе данных компьютера.

Ведение бумажного варианта обусловлено перестраховкой, на случай сбоя в компьютеризированной системе или программного обеспечения, влекущих потерю данных о субъекте.

Безусловное преимущество электронного варианта досье – это удобство хранения. Для хранения не нужен сейф: вся электронная документация, хранится в зашифрованном файле, пароль которой доступен лишь ответственному работнику кадровой службы. Вдобавок при поиске дела не нужно дышать пылью, перекладывая старые папки.

Важно. В электронном варианте досье допускается хранение всех документов кроме книжки о трудовой деятельности работника. При наличии личной подписи сотрудника в электронных документах обязателен их вариант в бумажной форме.

Особенности ведения кадрового делопроизводства

Смена сотрудником персональных данных фиксируется на бумаге. Работник службы кадров дополняет дело снятой с этого документа копией. При этом оригинал остается у работника. 

Внесение записей вносится исключительно в подлинные документы либо заверенные нотариально ксерокопии. Записи производятся посредством фиолетовой или синей ручки с соблюдением аккуратности, исключающей помарки и исправления. В случае необходимости, документ заверяется именной печатью предприятия и подписью кадрового служащего.

Аккуратное ведение личных дел облегчает оперативный доступ к кадровой документации. Для корректной организации делопроизводства существует ряд рекомендаций:

• все документированные листы помещаемые в папку или скоросшиватель и нумеруются (толщина досье не должна превышать 4 см, а количество листов 205);
• временные документы добавляются в дело отдельно от постоянных;
• предпочтительней добавлять копии оригинальных документов;
• не целесообразно снабжать досье несколькими идентичными копиями;
• справки, прилагаемые к конкретному документу, хранятся вместе с ним;
• соблюдается хронология добавляемых документов, начиная с первого листа с первой пометкой о принятии сотрудника на должность.

Внесение записей не желательно делать гелиевой ручкой, поскольку гелиевые чернила со временем выцветают, снижая визуальную разборчивость документа.

При переходе сотрудника на должность в другое предприятие, дело передается в кадровый отдел нового места работы лица.

Передача дела кадровой службе другой компании, позволяет кадровым работникам быстро ознакомится с информацией о новом сотруднике, уровне квалификации, профессиональных связах лица, облегчая контроль за работником.

Трудовым кодексом и другими правовыми актами не регламентируется обязательство вести учет каждого сотрудника путем ведения личного дела.

Видео о формировании и оформлении дел: