Штатное расписание и пример заполнения штатного расписания

Практически в каждой организации имеется такой документ, как штатное расписание. Для кого-то это определение в новинку, ну а опытные руководители не понаслышке знают, что это такое. О предназначении этого документа, оформлении и правилах заполнения вы узнаете далее в статье.

Что такое штатное расписание и для чего оно нужно?

Штатное расписание должно быть у каждого предприятия

Штатное расписание – это документ, который должен быть у каждого предприятия. В нем прописывается состав штата и количество сотрудников, а также должности и заработная плата. Штатное расписание представляет собой разделение труда сотрудников.

Такое расписание необходимо организациям, чтобы контролировать и формировать численность и состав штата. Оформление данного документа производится согласно форме Т-З.

Стоит отметить, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не прописано, что предприятия обязаны иметь штатное расписание, однако Роскомстат требует наличие документации, в которой ведется учет оплаты труда.

Решение о найме сотрудников начальство принимает, отталкиваясь от штатного расписания. В нем указывают структурное подразделение и должность служащего. Чаще всего штатное расписание заполняется в бухгалтерии. Однако, это не совсем правильно, т. к. такая деятельность не входит в обязанности бухгалтера.

Согласно, Квалифицированному справочнику должностей, штатное расписание обязан заполнять экономист по труду. К сожалению, в большинстве компаний такая должность вовсе отсутствует. Именно поэтому, руководители самостоятельно назначают одного из сотрудников заниматься этим делом, а наиболее близкой к должности экономиста является профессия бухгалтера.

Если на сотрудника, не имеющего обязанность вести штатное расписание, возлагается данная работа, то составляется специальный приказ о возложении на него такой ответственности. Штатное расписание составляется за определенное число, а утверждается в первый день нового года.

Документ не начинает действовать, пока руководитель не подпишет приказ.

В случае необходимости внесения поправок в утвержденное расписание, оформляется приказ и изменения вносятся только по согласованности с начальством и сотрудниками. Самой важной функцией данного документа является то, что он может послужить доказательством в судебном разбирательстве, если предприятие не приняло человека на работу ввиду того, что требуемой им должности нет в штатном расписании организации.

Следовательно, его увольнение оправдано. Однако, чтобы штатное расписание действительно помогло в суде, оно должно быть грамотно сформировано. Штатное расписание имеет силу документа, если оно прошито, пронумеровано, утверждено печатью предприятия, подписано начальством и бухгалтерией.

Правильное заполнение штатного расписания

Пример заполнения штатного расписания

Организациям не запрещается создавать собственные формы бланков расписания, однако рекомендуется использовать унифицированную форму Т-З, так как в конфликтных ситуациях вне организации возникнет меньше недоразумений. Рассмотрим каждый пункт единого бланка:

• Наименование предприятия необходимо вписывать в форму документа точно так же, как оно выглядит в учредительных документах.
• В единой форме есть пункты даты составления и даты вступления документа в силу, а также указывается период времени, в течении которого он будет действовать. Обычно это год. Будьте внимательны при заполнении, так как даты заполнения и начала действия чаще всего разные.
• Названия подразделений организации должны быть прописаны так же, как во всех официальных документах предприятия. Коммерческие организации могут самостоятельно решать, какие подразделения вписывать в штатное расписание, в то время как государственные учреждения с высокой степенью опасности работы должны подчиняться официальному общероссийскому отраслевому классификатору, а также другим нормативным документам. От этого будет зависеть будущая пенсия служащих и льготы.
• Число штатных единиц каждой должности зависит от того, насколько организация нуждается в них.
• Стоимостные показатели должны быть указаны в рублях. В случае, если это сделать трудно или невозможно, ввиду использования иной системы оплаты, то они указываются в процентах, коэффициентах.
• Колонка «Надбавки». Этот пункт включает в себя все премии, поощрительные оплаты, доплаты и т.д. Необходимо, в специально отведенной колонке указать размер и причину надбавки к зарплате.

Предпоследняя колонка (последней идут «Примечания») представляет собой месячный фонд заработной платы.

Пример заполнения

Штатное расписание в учреждениях с филиалами

Штатное расписание — для организации работы

Сотрудники организации, трудящиеся в филиалах, входят в штат организации, поэтому штатное расписание может быть только одно. Однако, для большего удобства и слаженности работы, можно составить штатное расписание отдельно каждого филиала.

Эти документы будут составляющими общего штатного расписания предприятия.  Наличие второстепенных расписаний удобно при предоставлении сотрудникам документа, где указаны оклады.

Работники одних и тех же должностей в разных регионах могут получать различную заработную плату. К тому же, им вовсе не обязательно быть в курсе размера з/п друг друга. Поэтому, рекомендуется составлять отдельные штатные расписания.

Таким образом, штатное расписание – необходимый документ для любого учреждения. Он делает работу предприятия организованной и сокращает вероятность путаниц и недопонимания между служащими.

Формируем штатное расписание с помощью видеоподсказки: