Трудовая книжка: особенности оформления по трудовому кодексу

Правовая и фактическая роль трудовой книжки в профессиональной деятельности работника имеет огромное значение. От правильного оформления и полноты внесенных данных зависят такие события: трудоустройство, защита от незаконного увольнения, оформление пенсии. В этой статье освещаются правила и рекомендации по заполнению трудовой книжки в соответствии с Трудовым Кодексом.

Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

Особый статус трудовая книжка приобрела в связи с возложенной на нее задачей осветить трудовой путь человека. Этот статус также подкрепляется наличием нормативных правовых актов различной юридической силы, которые устанавливают порядок ее хранения и заполнения.

Выступая в роли своеобразного масштабного «резюме», закрепленного законодательно, этот документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений. Она отображает рабочую биографию человека.

На кого и когда оформляются

Её заводят на всех работников за исключением определенных категорий, о чем упоминается в Трудовом кодексе. Следующие случаи составляют исключение:

• работодатель — физическое лицо;
• сотрудник проработал менее предусмотренного законодательством периода;
• выполнение работы по совместительству, когда основная работа выполняется в другом учреждении.

Случай, когда работодатель обязан открыть книжку:

• когда организация является первым местом работы для человека;
• на предыдущем месте работы книжка не оформлялась по причине работы менее предусмотренного периода;
• невозможность внесения данных в документ (порвана, испачкана, намокла).

Оформление книжки осуществляется по истечении 5 дней работы в данной организации.

Сведения, которые вносятся

Основная персональная информация о сотруднике отображается на первой — титульной странице:

• ФИО;
• дата рождения полностью;
• информация об образовании и специальность;
• профессия.

Сведения, вносимые в документ, требуют документального подтверждения. К примеру, подтверждающими документами для вышеуказанных данных являются паспорт и документ об образовании.

Важно! Запрещается допускать ошибки на титульной странице и вносить исправления, за исключением изменения персональных сведений сотрудника, удостоверенных сопутствующим документом.

Если ошибка была допущена, испорченный документ подлежит списанию и уничтожению, открывается новая трудовая книжка.

Последующие записи касаются выполняемой работы, перевода на другую работу, сведений о поощрениях работника и об увольнении с указанием причин расторжения трудового договора.

Сведения о прохождении военной службы, переквалификации, по повышению квалификации обязательно отражаются при наличии соответствующих документов.

Сроки внесения записей о приеме или переводе на другую работу

Информация, отражающая факт первого назначения на должность в данном учреждении, вносится по истечении 5 дней работы.

Законодательство не запрещает делать запись о приеме до истечения указанного срока, однако, это может создать трудности сотруднику отдела кадров, если в оговоренный приказом день работник не приступит к работе.

Это является причиной для аннулирования трудового договора и оформления соответствующей записи на основании распоряжения руководства.

Подзаконными актами установлено, что записи о выполняемой работе, переводе на другую работу, квалификации, награждении вносятся в течение недели с момента принятия соответствующего распоряжения руководством.

Важно! При оформлении такого юридического действия как перевод работника на другую работу, необходимо учитывать отличия этого понятия от перемещения. Законодательство о труде четко разграничивает данные факты.

Существенным отличием для работника кадровой службы служит отсутствие необходимости при перемещении требовать согласие работника. Перемещение производится только в пределах одного учреждения с сохранением специальности и имеющейся должности. Соответственно, информация о перемещении не отражается в трудовой книжке.

Особенность заполнения раздела «Сведения о работе» для трудоустраивающихся впервые

Первой информацией, отраженной в разделе «Сведения о работе» будет назначение на соответствующую должность в данной организации. При прохождении военной службы в соответствии с законодательством РФ первая запись содержит указание на данный факт.

Информация о службе в системе органов внутренних дел, в уголовно-исполнительной системе, налоговой полиции, таможенных органах, в Государственной противопожарной службе МЧС России также предшествует внесению других данных. Запись о приеме на работу вносится только после отражение вышеуказанных сведений.

Не отображается в разделе «Сведения о работе» информация об обучении, поскольку относится к персональным данным сотрудника.

Форма, порядок ведения и хранение

Трудовая книжка и вкладыш в нее — документы строго установленной формы,  утверждение которых происходит на уровне Правительства РФ и оформляется постановлением.

Обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» составляют этот документ.

Вкладыш состоит из аналогичных элементов и разделов, за исключением обложки. Вкладыш как самостоятельный документ не имеет юридической силы и действителен только в совокупности с книжкой.

Оформление производится на русском языке. При наличии второго государственного языка в республике в составе РФ, статус которого законодательно закреплен, книжки могут заполняться на двух языках.

Ручка для заполнения может быть перьевой, шариковой или гелевой, а чернила светостойкими (паста, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Закрепление правилами типа используемой ручки не носит формальный характер, а является необходимым требованием, поскольку записи должны оставаться читабельными на период трудовой деятельности работника, а также после прекращения работы.

Записи вносятся лаконичным языком и должны соответствовать критериям обоснованности, достоверности и полноты. Недопустимо наличие грамматических ошибок и сокращений. При обозначении даты используются арабские цифры.

Не менее важным является факт отнесения книжек и вкладышей к ним к документам строгой отчетности. Подобный статус обязывает организацию вести определенный учет этих документов.

Ведение такого учета заключается в наличии 2х книг: приходно-расходной и книги учета движения книжек и вкладышей к ним. Ведение и учет первой является обязанностью бухгалтерии. Книги пронумерованы постранично, прошнурованы и скреплены подписью и печатью руководителя.

Местом для хранения книжек и их дубликатов является сейф или закрывающийся на ключ шкаф в кадровой службе.

Хранятся они вместе с дубликатами в течение двух лет, не смешиваясь с аналогичными документами. В архив эти документы передаются, когда сотрудник не получил их на руки, а также когда этого не сделали родственники умершего работника и хранятся там 50 лет.

При необходимости уничтожить бланки книжек составляется акт об уничтожении.

Записи о награждениях и поощрениях

Данные о поощрениях работника отображаются в разделе «Сведения о награждениях». Виды поощрений работника:

• государственные награды;
• ведомственные награды, т.е. награды по месту работы (нагрудные знаки, дипломы, почетные грамоты);
• поощрения, установленные законодательством РФ, коллективными договорами.

Основаниями для внесения соответствующих записей о награждениях, перечисленных выше, являются указы, распоряжения, постановления, приказы и др.

Не вносятся в них сведения о премировании работника, когда такое премирование является системой оплаты труда.

Раздел «Сведения о награждениях» не допускает зачеркиваний, затирок, заклеивания.

Записи об увольнении

Сведения об увольнении вносятся с некоторыми особенностями, не характерными для остальных записей. Трудовой кодекс и другие нормативные правовые акты более подробно регламентируют порядок внесения записи об увольнении.

Причиной такой детализации является важность наступления такого обстоятельства и его правовые последствия как для работника, так и для работодателя. Именно нарушение законодательства при увольнении становится наиболее частой причиной судебных разбирательств. Информация об увольнении вносится со следующими особенностями:

• сокращенные периоды внесения. Информация об увольнении вносится именно в день увольнения;
• причины увольнения дублируют формулировки, содержащиеся в трудовом законодательстве;
• обязательное указание используемой статьи Трудового кодекса РФ.

Дополнение книжки вкладышем при необходимости

Единственной причиной выдачи вкладыша к трудовой книжке является ситуация, когда полностью заполнен соответствующий раздел и нет места для внесения новых записей.

Осуществление этого действия обозначается пометкой «выдан вкладыш» на титульной странице с указанием его серии и номера. Пометка «выдан вкладыш» выполнена в виде штампа.

Как самостоятельный документ вкладыш юридической силы не имеет и действует только вместе с трудовой книжкой. Объединение этих документов осуществляется путем сшивания. Когда вкладыш и книжка имеют разные года изготовления и соответственно выглядят не идентично, используется вкладыш последнего образца, действующего на момент осуществления этой процедуры.

Запись о работе по совместительству

Совместительство представляет собой совмещение работником несколько работ и профессий в разных организациях в один период времени. В книжке отражается информация о работе по совместительству, когда основная работа осуществляется именно в этом учреждении.

Сотрудник должен знать, что основанием включения информации о совместительстве помимо приказа работодателя о назначении на соответствующую должность, является письменное заявление, с указанием на необходимость отражения этих сведений.

Заявление должно содержать положительную резолюцию руководителя. Ситуация, в которой сотрудник не может представить работодателю документы, подтверждающие работу по совместительству, дает руководителю организации право отказать во включении такой записи в документ.

Порядок внесения записи о совместительстве в раздел «Сведения о работе» носит общий характер. Единственное отличие представляет собой необходимость указания в круглых скобках фразы «по совместительству» после описания должности и структурного подразделения.

Особенности внесения записей частными предпринимателями и другими физическими лицами

Все категории сотрудников обеспечиваются трудовыми книжками, за исключением случаев, перечисленных выше. Отмечается, что не каждый работодатель наделен трудовым законодательством правом и обязанностью вести книжки.

Так, физические лица, не обладающие статусом индивидуального предпринимателя, такие документы не ведут.

Для работодателей с организацией в форме юридического лица, а также для индивидуальных предпринимателей это, наоборот, является обязательным условием. Рассмотрим важные аспекты ведения книжек, характерные для индивидуальных предпринимателей.

Не является нарушением законодательства отсутствие печати у индивидуального предпринимателя. Информация в трудовой книжке заверяется подписью. По требованию работника предоставляется справка с указанием причин отсутствия печати.

Наименованием организации, которое необходимо указывать в разделе «Сведения о работе», для индивидуального предпринимателя является фамилия имя и отчество в соответствии со свидетельством о регистрации.

Порядок заполнения при увольнении

Применяется следующий способ включения информации о прекращении трудового договора: арабскими цифрами указывается порядковый номер записи, также арабскими цифрами прописывается дата увольнения, следующая информация содержит причину увольнения. В заключении указываются дата и номер приказа работодателя об увольнении.

Обязательным условием является внесение записи в день увольнения.

Срок выдачи работнику данного документа составляет три дня с момента последнего дня работы. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. При наличии письменного согласия человек, направление книжки осуществляется по почте.

Случаи выдачи дубликата

Когда восстановить свою трудовую книжку не представляется возможным, законодательство предусматривает возможность выдачи дубликата. Причины оформления дубликата:

• утеря книжки работником ;
• утеря работодателем книжки;
• повреждение вследствие механических, физических, природных воздействий (порвалась, обгорела, попала в воду);
• утрата произошла по причине чрезвычайного происшествия. При этом утрата должна носить массовый характер и не может ограничиться одним документом.

Трудовая книжка обязательно содержит указание на то, что она является дубликатом. Оформляется путем проставления надписи «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы. Последующие действия зависят от ситуации.

Когда дубликат оформляется для работника, который проработал у одного работодателя, все записи вносятся на основании имеющихся в организации или предоставленных работником данных: паспорта, документа об образовании, приказов о назначении, переводе, награждении, документов, подтверждающих военную службу и т.п.

Работнику, который ранее работал у другого работодателя, дубликат оформляется путем указания в разделе «Сведения о работе», в первую очередь, информации об общем стаже работы человека.

Все данные вносятся только на основании имеющихся приказов и документов. Записи о работе в других учреждениях подтверждаются только надлежащим образом заверенными копиями документов.

Работодатель обязан оказывать содействие работнику в сборе необходимых документов.

Чрезвычайная ситуация, как причина утраты полностью обязывает работодателя собрать необходимые документы и на их основании внести соответствующие записи в дубликат, без привлечения работника к такой работе.

Когда невозможность получения сведений с предыдущих мест работы вызвана ликвидацией или прекращением деятельности организации, необходимо обратиться к организации правопреемнику или в архивные учреждения. Этот случай потребует больших временных затрат.

Признание недействительными записей об отстранении от должности, увольнении в связи с осуждением, производится на основании вступившего в законную силу оправдательного приговора либо постановления о прекращении уголовного. Это сопровождается выдачей дубликата, в котором исключаются признанные недействительными записи.

Видео об особенностях оформления:

Трудовая книжка единственный документ, регламентированный законодательством, который одновременно отображает всю информацию о трудовой деятельности работника за весь период жизни. С одной стороны, такая форма учета данных о работе кажется устаревшей и не отвечающей современным реалиям.

Пока не существует альтернативы представления своих трудовых данных единым документов, в связи с чем, представляется, что трудовая книжка как документ ничуть не утратила своих положительных качеств.

В ней отображается трудовая жизнь, с подробным указанием всех мест работы, должностей, наград, повышений квалификации. В связи с чем, законодательством установлен определенный порядок ее заполнения и ведения.

Информация, содержащаяся в ней, влияет на такие стороны жизни сотрудника, как трудоустройство, повышение по службе, выход на пенсию, возможность оспорить незаконное увольнение.

Работодателям необходимо уделять должное внимание организации работы и квалификации кадров, которые занимаются заполнением документа. Работнику, в сою очередь, необходимо следить за своевременным, полным и точным внесением соответствующих записей.