Как исправить запись в трудовой книжке, если она не верна?

Трудовая – самый важный документ при трудоустройстве. Именно по ней работодатель может проследить весь трудовой путь работника, узнать о его наградах и взысканиях, опыте работы, навыках. Разумеется ,в интересах работника следить за тем, чтобы данные в ней были верны, и если закралась ошибка, изменить сведения на правильные.

На какие нормативные акты опираться

Исправлять записи в трудовой книжке самостоятельно нельзя!

Трудовая книжка – важный документ, и делать в ней изменения по личному желанию трудящегося или работодателя нельзя.

Это можно делать только в том случае, если есть веская причина, которая установлена законом. Например, запись сделана с ошибкой или отсутствует.

Обращение с трудовыми книжками регулирует статья 66 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, существует ряд подзаконных актов о том, какую информацию надлежит заносить в трудовую книжку – указания и инструкция по ведению основного документа работника.

Изменение, исправление, дополнение записи

Прежде чем говорить о том, как вносить изменения, следует разобраться с терминами, поскольку в юридической практике правильное обозначение действия также важно, как правильное его выполнение.

Итак, изменение записи в трудовой книжке – это внесение актуальных данных вместо утративших актуальность. Наиболее распространенный пример – изменение фамилии у женщины после замужества. Также могут быть изменены паспортные данные в случае их изменения, название организации, если оно изменяется.

Исправление – это внесение правок в ошибочные записи. Если в записи допущена орфографическая (слово написано неправильно) или фактическая (запись, например, название должности, записана неверно) ошибка, необходимо исправить. Изменения и исправления вносятся одинаково – ошибочные или утратившие актуальность сведения зачеркиваются, рядом указываются правильные данные. Обязательна надпись «Исправленному верить» — она подтверждает правомерность внесения изменений.

Дополнения – это уточнение уже существующей записи, если в ней записаны правильные данные. Новые сведения вносятся рядом с записью, которую они дополняют. В случае внесения любых изменений, исправлений и дополнений обязательно указывать документ, который послужил основанием для появления новых записей. Ссылка на него указывается на внутренней стороне обложки.

Образец внесения изменений в трудовую книжку

Кто имеет право вносить корректировки?

Корректировки в трудовую не могут быть внесены лично работником – это обязанность сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек на предприятии. Такого сотрудника назначает директор, чаще всего – из числа сотрудников отдела кадров, но на некоторых предприятиях выполнять такую функцию может секретарь или бухгалтер. На крупном предприятии ответственных за ведение трудовых книжек может быть несколько.

Этот сотрудник в своей деятельности руководствуется документами, которые предоставляет работник или работодатель. Среди документов, которые служат основанием для того, чтобы исправить запись в трудовой книжке:

• Паспорт или свидетельство о рождении (если допущена ошибка в паспорте);
• Свидетельство о браке или расторжении брака;
• Документы о смене паспортных данных;
• Приказы о повышении в должности, награждении, взысканиях, переводе в другой отдел;
• Документы, подтверждающие изменение названия организации или отдела, изменение названия должности и другие.

Также основанием может стать постановление суда, за которым может обратиться работник или работодатель. В некоторых случаях закон может не давать четких рекомендаций о том, как правильно вносить изменения.

Как исправить запись в трудовой книжке

Есть специальная инструкция по исправлению записей в трудовой книжке

Порядок исправления регламентируется инструкцией по ведению трудовых книжек. Исправления должны вноситься строго определенным образом в зависимости от того, что послужило поводом для внесения изменений.

1. При обнаружении ошибки. Ошибка может быть допущена в любом из трех основных разделов трудовой книжки – сведения о работнике, сведения о работе, сведения о награждении. Ошибкой считаются неверные сведения или орфографическая ошибка в слове. Самый распространенный случай – написание имен Наталия и Наталья, София и Софья. Если выявлена подобная ошибка, то основание для ее исправления является документ, где указаны правильные сведения – паспорт, учредительные документы организации, приказ о награждении сотрудника и другое. Обязательно делается пометка о том, на каком основании внесены коррективы.
2. При указании неверных дат. Могут быть указаны неправильные даты приема на работу. Увольнения, повышения, перевода и другие. Это происходит по разным причинам, и не всегда это невнимательность кадровика. Если возникла подобная ситуация, то основание для внесения изменений – документ, который послужил причиной изменения сведений (приказ о приеме на работу и т.д.). Дата, указанная в нем, считается верной, и запись в трудовой должна ей соответствовать. Если это не так, запись исправляют.
3. При вписании неправильных реквизитов. Если неправильно указаны реквизиты предприятия, такую ошибку исправляют также, как и в случае с паспортными данными. Основанием для изменения служат учредительные документы предприятия. Подобная ошибка, если не будет вовремя исправлена, может создать серьезные юридические проблемы, вплоть до признания всех записей в трудовой, сделанных на данном предприятии, недействительными.
4. При исправлении сведений о наградах. Награды вручаются сотруднику за определенные действия, которые оказались важными для предприятия. При этом обязательно подписывается приказ о награждении, а сведения заносятся в трудовую книжку в специальный раздел. Если в записи была допущена ошибка, то основание для ее исправления – приказ о награждении.
5. При замене сведений на титульном листе. Титульный лист – это сведения о работнике – его паспортные данные, данные об образовании, квалификации, профессии. Эти данные заполняются самим работником в присутствии сотрудника отдела кадров, либо ответственным сотрудником. Основание для внесения данных – паспорт работника и его диплом, а также сертификаты различных обучающих курсов.

   Если данные внесены неверно, то сотрудники отдела кадров вносят изменения, исходя из указанных выше документов. Случаи, когда необходимо изменить утратившие актуальность сведения (смена фамилии после замужества или развода) тоже относятся сюда. Для этого работнику нужно предоставить в отдел кадров бумаги о смене паспортных данных. Это обязанность работника, а не отдела кадров.

   Если изменилось название учебного заведения, которое заканчивал сотрудник, вносить изменения в трудовую книжку не обязательно, но желательно в скобках указать нынешнее название.

6. Во вкладыше. Вкладыш – это своего рода продолжение трудовой книжки. Он заводится в тех случаях, когда место для записей в основной трудовой книжке закончилось. Нумерация записей продолжается в том же порядке, что и в трудовой. Сам по себе вкладыш недействителен – он должен храниться вместе с трудовой. Изменения вносятся в него также, как и в трудовую, данные о документах, послуживших основанием для внесения изменения, указываются на обложке трудовой или вкладыша с внутренней стороны.
7. Номер записи/запись пропущена. Если номер записи указан неверно, то следует внести указание на то, что запись недействительна. Следующую запись нужно делать под номером, следующим по порядку за последней верной записью. Например, если последняя верная запись была указана под номером 10, а следующая за ней – 13, то следует указать, что запись №13 недействительная, а следующую сделать под номером 11, даже если она дублирует ошибочную запись. Просто исправить номер нельзя.

   Если запись пропущена, то ее следует внести сразу за последней записью, при этом указав верную дату. При этом неизбежно нарушается хронологический порядок, но это не считается нарушением правил ведения трудовой книжки.

8. После увольнения. Если ошибка в трудовой обнаружена после того, как сотрудник уволился, изменения в нее все равно вносит работодатель. Для этого нынешний работодатель подает официальный запрос на прежнее место работы сотрудника, где была допущена ошибка. Прежний работодатель может внести изменения самостоятельно или предоставить нынешнему работодателю необходимые документы. Следует уточнить, что устные свидетельства не являются основанием для внесения изменений в трудовую.
9. Аннулирование недействительной записи. Если запись в трудовой не соответствует действительности, ее необходимо аннулировать. Для этого нужны документы, подтверждающие необходимость этого действия, либо судебное решение. В этом случае делается отдельная запись о том, что определенная запись (указать номер) недействительна. Следующей записью вводятся правильные данные.
   Основания для аннулирования записи:
   • Запись содержит неверные сведения о работе или наградах;
   • Действие, которое обозначает запись, признано незаконным;
   • Трудовой договор между сотрудником и предприятием аннулирован;
   • Запись внесена не в соответствующий раздел (запись о работе в разделе о награждениях).

Работник вправе потребовать у сотрудников отдела кадров выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором сведения будут указаны верно. Если запись ,которая внесена с ошибкой. Была первой, то сотрудники отдела кадров должны заполнить новый бланк трудовой с верными сведениями, а испорченный уничтожить. С сотрудника деньги не взимаются.

Общие правила исправления

При внесении исправлений в трудовую книжку необходимо обязательно указать документ, который обосновывает исправление.

Запись в трудовой должна исправляться с соблюдением соответствующих правил. Сделать это можно несколькими способами. В любом случае обязательно указывать документ, который послужил основанием для внесения изменений или исправлений.

Наиболее простой способ, который применяется при исправлении утративших актуальность анкетных данных. Предыдущие данные зачеркиваются строго одной чертой, рядом указывается правильная информация и ставится обозначение сноски. На внутренней стороне обложки под тем же обозначением указывается документ.

Пример: сотрудница Елисеева вышла замуж и сменила фамилию на Соколову. В этом случае в трудовой зачеркивается фамилия Елисеева, указывается рядом Соколова и знак сноски. На обложке под знаком сноски указывается основание – свидетельство о браке и его номер.

В других разделах обязательно внесение отдельной записи о том, что определенная запись недействительна. Под знаком сноски на обложке указывается документ, по которому запись признана ошибочной. Следующая запись содержит верные сведения.

Пример: в записи о повышении №4 указана новая должность – главная медсестра отделения травматологии. Но правильное название должности – старшая медсестра. На этом основании делается запись №5 о том, что запись №4 недействительна, под знаком сноски указывается основание – должностная инструкция. Затем делается запись №6, где указано, что сотрудница Соколова является старшей медсестрой отделения травматологии. Зачеркивать и исправлять, как в предыдущем примере, нельзя.

Как уже говорилось, если запись была первой, работник вправе требовать новый бланк, а старый подлежит уничтожению. Об этом составляется акт, который подписывают работник и кадровик.

Чего нельзя делать с записями в трудовой книжке:

• Перечеркивать более чем одной чертой;
• Зачеркивать записи (кроме титульного листа);
• Замазывать корректором;
• Вырывать листы;
• Вклеивать листы;
• Писать в несоответствующих разделах, менять названия разделов;
• Использовать в записи сокращения;
• Приводить в качестве основания для внесения правок устные свидетельства;
• Предъявлять вкладыш отдельно от трудовой.

Если подобные правила не соблюдаются, работник может подать на работодателя в суд.

Судебные предписания

Суд может предписать внести, аннулировать или исправить запись, если она не соответствует закону. Основанием для судебного признания записи недействительной может быть выполнение незаконного действия (например, если увольнение сотрудника признано незаконным, то и запись о нем также не соответствует законодательству). 

Другое основание – небрежное ведение трудовой книжки и нарушение правил внесения записи. В этом случае незаконной и подлежащее исправлению может быть признана абсолютно правдивая информация (например, если запись сделана с сокращениями, что строго запрещено).

Если сотрудники отдела кадров отказываются внести исправление в запись или между сотрудником и кадровиком возникает спор по этому поводу, это также решается в суде. Если суд признает необходимым изменение записи, работодатель обязан ее исправить в установленном порядке.

Смотрите видео об исправлении записей в трудовой книжке: