Как написать характеристику на работника? Правила для работодателя

Под характеристикой понимается официальный документ, отражающий личные и профессиональные качества работника, его заслуги, знания и опыт работы. Чаще всего характеристику используют при устройстве на новое место работы. При наличии такого документа с прежнего места трудоустройства получить желаемую должность будет гораздо проще.

Что должно быть в характеристике?

Характеристика на работника должна быть лаконичной

Писать характеристику должен непосредственный руководитель (всей организации или отдела) или же работник кадрового отдела, но подписать документ должен руководитель. Он же и несет ответственность за всю информацию, предоставленную в характеристике. Поэтому крайне важно, чтобы она была достоверной, объективной и точной.

Не существует определенных норм, как написать характеристику на работника, но есть некоторые правила, которых стоит придерживаться. Креативности и большого объема этот документ не требует. Характеристика должна включать в себя следующие пункты:

• Полное ФИО человека, о ком пойдет речь в документе.
• Число, месяц и год его рождения.
• Образование: когда и какой ВУЗ, ПТУ и т.д. закончил, город, филиал. Если есть красный диплом, это также стоит упомянуть.
• Место нынешней работы, то есть наименование организации, которая и предоставляет характеристику, все когда-либо занимаемые должности работника с указанием годов, его трудовые обязанности.
• Личные и профессиональные качества человека (обычно пишут положительные качества), награды, дипломы, если они были, его заслуги и открытия в профессиональной сфере.
• Прочая информация: какие курсы повышения квалификации или переквалификации в каком году окончил, дополнительные курсы, участие в конкурсах и проектах.
• Цель написания характеристики, для кого она предназначается, для какого предприятия или отдела выдается.

Характеристика может пригодиться не только при устройстве на новое место работы, но и для внутренних целей: при поощрении, переводе в новый отдел, повышении, а также для предоставления в уполномоченные органы. Обычно заниматься составлением характеристик на сотрудников приходится работникам кадрового отдела, но руководитель обязательно затем читает и проверят документ, ставит свою подпись и печать.

Структура документа может варьироваться с учетом цели написания, но основные пункты должны присутствовать в любом случае. Написание характеристики – дело ответственное, так как требует точной и достоверной оценки качеств сотрудника.

Внешняя и внутренняя характеристика: назначение и особенности написания

Характеристика на работника бывает двух типов: внешня и внутрення

В зависимости от адресата характеристики подразделяют на два вида: внешние и внутренние. Они могут отличаться по распределению пунктов, их порядку, структуре и содержанию.

Внутренняя характеристика предназначена для использования в пределах одной компании, а внешняя – для других организаций и предприятий. Характеристика внутреннего применения может понадобиться в следующих случаях:

• Работника организации переводят с одной должности на другую или из одного отдела в другой внутри одной и той же организации.
• Сотрудника требуется поощрить и предоставить характеристику для назначения поощрения за определенные заслуги.
• В организации проходит аттестация, и документ должен отражать, насколько работник соответствует своей должности.
• Организация направляет сотрудника в командировку на длительный срок.
• Сотрудник остается на прежнем месте работы, но ему собираются поручить новые обязанности (например, руководить новым проектом).

При написании внутренней характеристики упор делается на личные и профессиональные качества сотрудника, его потенциал, способности к развитию. Адресата указывать не нужно, поскольку документ остается в пределах организации.

Внешняя характеристика обычно составляется по желанию самого работника, который планирует устроиться на новое место работы, или же по просьбе другой организации. Она может понадобиться при следующих обстоятельствах:

1. Работник поступает в учебное заведение, где требуется характеристика с места работы.
2. Работник берет кредит в банке.
3. Государственные инстанции запросили характеристику на данного человека по той или иной причине.
4. Требуется выдать какое-либо разрешение или осуществить меры государственного воздействия (награда или наказание).

Внешняя характеристика составляется более подробно, с указанием адресата, упор делается не на личные качества, а на способности конкретного человека как специалиста, описывается его трудовая деятельность, профессиональные качества, навыки и умения.

Для работников кадрового отдела наиболее трудоемким является составление характеристики на сотрудника по просьбе адвокатов, если сотрудник совершил какое-либо правонарушение. Обычно при этом адвокат упоминает, какие именно пункты стоит осветить в документе. Кадровый работник имеет право проконсультироваться с адвокатом и уточнить этот вопрос.

Правила написания документа

Характеристика на работника: образец

Написание характеристики осложняется отсутствием бланков и точных шаблонов. Все работники индивидуальны, описывать всех по одному образцу невозможно. Но есть определенные правила. Например, характеристика всегда пишется от третьего лица с использованием глаголов в прошедшем или настоящем времени (имел опыт, работал, является). Характеристика составляется на обычном листе формата А4.Характеристика в обязательном порядке должна включать в себя следующие составляющие:

• Заголовок. В заголовке так и пишется «Характеристика», название организации-адресанта, должность и ФИО человека, о котором пойдет речь.
• Анкетные данные. Они включают в себя стандартную информацию: ФИО (полностью можно писать только фамилию), дату и год рождения, ВУЗ, специальность, ученая степень.
• Описание профессиональной деятельности: в каком году работник занял должность, где и кем работал раньше (с указанием годов), карьерный рост (когда и куда переводился), наиболее важные заслуги и проекты (какими проектами руководил, чего добился), информация о курсах повышения квалификации, втором образовании.
• Деловые и личные качества указываются те, что будут полезны в сфере работы сотрудника. Например, коммуникабельность, компетентность, стрессоустойчивость, сообразительность, умение руководить и выполнять задание в кратчайшие сроки, способности к аналитической работе, умение общаться не только с коллективом, но и с начальством, с клиентами.
• Важно оценить также и работоспособность сотрудника. При этом оценивается, насколько работник активен во время выполнения задания, умеет ли он организовать рабочий процесс, вовремя принять самостоятельное решение, как он ведет себя в сложных ситуациях, а также оцениваются конкретные результаты работы.
• Личные качества. Стоит учитывать те личные качества работника, которые могут пригодиться в рабочей среде. Например, неконфликтность, умение находить общий язык с сотрудниками, разрешать споры, открытость, дружелюбность. Здесь же можно указать, какие награды и поощрения получал работник.
• В заключительной части указывается цель написания документа. Затем подпись и печать.

Пишущему характеристику следует осторожно подбирать слова. Необходимо описать работника максимально объективно и без преувеличений.

Характеристика пишется в двух экземплярах: для адресата и для самой организации.

Образец

Чаще всего характеристика нужна при трудоустройстве

Писать характеристику можно пронумерованным списком или сплошным текстом. Во внешней характеристике вначале всегда указывает адресант, то есть название организации, адрес и реквизиты. Например, «ИП Смирнов, город Екатеринбург, проспект Ленинского Комсомола 102А, ИНН/КПП 3392876, Р/с 39834937987349874, БИК 49834987349874».

Все это пишется в столбик в верхнем левом углу или указывается в самом тексте. Затем указывается число составления характеристики, но дата может стоять и в конце документа, например, «24 ноября 2015 года».

Сплошной текст можно начинать такими словами «Характеристика выдана Сверчковой Людмиле Васильевне, 29 сентября 1979 года рождения, должность – штатный психолог». Затем следует указать образование, название ВУЗа. «Сверчкова Л. В. закончила с красным дипломом … университет по специальности психология служебной деятельности в 2002 году». При необходимости можно указать семейное положение.

Затем трудовая деятельность. «Сверчкова Л. В. работает штатным психологом в компании с 2007 года. В 2010 году окончила курсы «Психология профессиональных отношений». Описывать личные и профессиональные качества нужно лаконично и кратко. Например, «Сверчкова Л. В. за время работы штатным психологом зарекомендовала себе как грамотный специалист. Взысканий не имеет, проявляет инициативу, ответственно относится к своим должностным обязанностям.

Умеет находить общий язык с начальством и персоналом. Среди личных качеств стоит отметить также вежливость, пунктуальность и стрессоустойчивость. Всегда принимает участие в общественной жизни коллектива. В 2010 году проводила семинар на тему «Бизнес и психология»
Сверчкова Л.В. ответственно подходит к выполнению должностных обязанностей, выявляет текущие проблемы и предлагает пути их решения, участвует в организации мероприятий, проводит собеседования с соискателями, консультирует сотрудников по различным вопросам.»

Далее указывается адресат. «Данная характеристика выдается для предоставления в …». В конце указываются имена составителей, обычно руководителя и кадрового работника, их подписи и печать. Например, директор ИП Смирнов – Л. А. Бобриков; начальник отдела кадров – Н. М. Береговая».

Как написать характеристику, расскажет профессионал в видео: