Как рассчитать компенсацию за отпуск сотруднику при увольнении?

Согласно трудовому законодательству освобождаемый от должности сотрудник должен получить деньги за каждый день отпуска, оставшийся неиспользованным, их выплачивают в день прекращения трудовых отношений. Если такие дни накопились в продолжение нескольких лет, у бухгалтера всегда возникает немало затруднений. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, что должен делать работодатель?

Основные принципы расчета выплат

Отпуск нужно рассчитывать за целый календарный год

Отпуск рассчитывается за полный календарный год: если сотрудник отработал без отпуска менее года, то компенсацию рассчитывают только за реально отработанные месяцы. Работодатель должен знать, что такая компенсация выплачивается при увольнении сотрудника по любой причине, а не только по собственному желанию.

Пример расчета 1

Сотрудник ООО «Актив» Иванов проработал без отпуска 7 месяцев. За полный рабочий год, то есть за полные 12 месяцев, его отпуск должен был составить 28 дней, соответственно, за 7 месяцев продолжительность отпуска должна составить 16,33 дней при пропорциональном расчете. Именно за этот период должна выплачиваться компенсация. Компенсацию выплачивают за все неиспользованные отпуска: если они накопились за несколько лет, необходимо оплатить все дни с учетом среднего заработка сотрудника в эти периоды.

Пример расчета 2

Сотрудник ООО «Вектор» Васильев проработал на предприятии 15 месяцев, и за все это время он ни разу не ходил в отпуск. Во время увольнения компенсация складывается из двух частей: оплачивается отпуск за 12 месяцев (первый год), и за 3 месяца (второй год). Продолжительность первого отпуска составляет 28 дней, второго по пропорции – 7 дней. Итого, ООО «Вектор» обязано оплатить сотруднику 35 дней неиспользованного отпуска, расчет ведется по среднему заработку за отработанный промежуток времени.

Работник имеет право написать заявление, и все неиспользованные отпуска должны быть предоставлены ему перед увольнением. Этого права он лишается только при официальном увольнении по статье за какие-либо виновные действия. Если отпуск предоставляется перед официальным увольнением, последним рабочим днем формально считается последний отпускной день.

При этом сотрудник должен получить все денежные выплаты от работодателя и полностью оформленную трудовую книжку уже в первый день отпуска. Подробная информация о выплате компенсации за отпуск при увольнении прописана в ст. 127 ТК РФ, к ней обращаются при решении всех трудовых споров.

Правила об основных отпусках, утвержденные в 1930 году и с тех пор не менявшиеся, утверждают, что при сокращении должности, реорганизации предприятия или его закрытии работники, которые работали 5,5-11 месяцев, могут получить всю положенную компенсацию за отпуск.

Сотрудники, увольняющиеся по всем остальным причинам, могут рассчитывать только на часть компенсации за отпуск, которая определяется по количеству отработанных месяцев.

Последовательность определения компенсации

Чтобы заслужить отпуск, нужно проработать не менее 6 месяцев

Согласно трудовому законодательству, сотрудник получает право на оплачиваемый отпуск, если он проработал в организации не менее 6 месяцев. Когда он увольняется, итоговый расчет компенсации проводится в несколько основных этапов:

• Подсчитывается полный трудовой стаж, используемый для предоставления отпуска. При этом лишние дни, составляющие менее половины месяца, при расчетах не учитывают, а если их больше 15, то их округляют до полного месяца.
• Подсчитывается количество всех отпускных дней, которые должны быть предоставлены работнику.
• Считается число использованных дней оплачиваемого отпуска.
• Из общего количества вычитается число использованных дней, и за остаток начисляется денежная компенсация.

Пример расчета

Гражданин А. был принят на работу 18.03.2013 г., он был уволен по собственному желанию 23.08.2015. За два рабочих года он два раза брал оплачиваемый отпуск в размере 28 дней. Кроме того, один раз он взял неоплачиваемый отпуск сроком на 20 дней. За весь период он отработал 29 плюс 5 дней. Из этого промежутка вычитаются дни, которые использовались для отпуска без зарплаты, если их больше 14 – 6 дней. Получается28 месяцев и еще 30 дней, которые при подсчетах принимают за полный месяц.

Рассчитывается количество дней, положенных на отпуск, по пропорции. 28 / 12 мес. х 29 мес.= 67,67 дней. Из них 56 дней было использовано на оплачиваемые отпуска. Получается, что выплачивать компенсацию нужно будет на 11,77 дней неиспользованного отпуска. Для расчета конкретной суммы этой компенсации используется средняя зарплата.

Варианты финансового компенсирования отпуска

Неиспользованный отпуск компенсируется в денежном эквиваленте

Деньги за невостребованный отпуск иногда выплачиваются работникам не только при прекращении работы. Финансовая компенсация часто используется в том случае, если у работника нет возможности использовать все дни отпуска из-за особенностей производства, и такие дни накапливаются в течение многих лет.

Кроме того, некоторым категориям работников предоставляются дополнительные отпускные дни, они с согласия сотрудников также могут быть заменены денежными выплатами. Выделяют несколько категорий:

1. Сотрудники, работающие во вредных или опасных для здоровья условиях. Работодатель должен предоставить дополнительные отпускные дни, заменять их компенсацией он не имеет права.
2. Сотрудники, работающие в суровых условиях, к примеру, на Крайнем Севере.
3. Сотрудники, чья деятельность связана с особенно тяжелыми работами. Перечень таких должностей определяется Правительством РФ.
4. Сотрудники с ненормированным графиком. В этом случае с рабочим персоналом заключается коллективное соглашение, дополнительный отпуск должен составить не меньше трех дней.

Есть и иные случаи, которые не регламентируются правилами. Работодатель может самостоятельно заключить дополнительный коллективный договор с работниками, чтобы определить порядок предоставления дополнительных отпускных дней. Он должен быть согласован с представителями профсоюзной организации.

Требования к работодателю при подсчете компенсации

При увольнении неиспользованный отпуск тоже оплачивается!

Работодатель не может не предоставлять отпуск сотрудникам более двух лет подряд, эта норма прописана в ст. 124 ТК РФ. Оплачиваемые отпуска или компенсации за них при увольнении должны предоставляться всем сотрудникам: это касается не только постоянных, но и сезонных рабочих, а также тех, кто нанимается по совместительству.

Дополнительные отпускные дни могут заменяться денежной компенсацией, если на это работник дал письменное согласие. Однако для беременных женщин, а также несовершеннолетних сотрудников денежная замена невозможна: по закону от работодателя требуется предоставление им полного отпуска и всех положенных дополнительных дней.

Работникам, которым приходится трудиться во вредных или опасных условиях, денежная компенсация за дополнительный отпуск также не выдается, однако они имеют право получить ее при увольнении. Замена деньгами дополнительных дней в этом случае – крупное нарушение, и работодатель не имеет права на это соглашаться, даже если о замене просят сами работники.

Если работник уже успел воспользоваться отпуском до того, как полностью отработал год, работодатель обладает правом удержать из его зарплаты деньги за неотработанную часть отпуска, так как отпускные выдавались в полном объеме. Такой расчет позволяет компенсировать задолженность сотрудника перед работодателем.

Если работник написал заявление об отпуске и последующем увольнении, то он может его отозвать, но только до дня ухода в отпуск. В первый же отпускной день работодатель должен полностью рассчитаться с сотрудником, после чего трудовые отношения и обязательства уже прекращаются.

Трудовое законодательство защищает права сотрудников: компенсация за отпуск не должна заменять заслуженный отпуск за работу в течение года. Она выдается преимущественно при увольнении, в крайнем случае она может использоваться за один год при письменном согласии работника. Более одного раза работодатель не может компенсировать отпуск деньгами, это нарушение прав работника.

Как рассчитываются периоды для определения компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении вы можете узнать благодаря видео: