Как писать характеристику на работника: структура и особенности документа

В последнее время все чаще увольняющиеся работники просят своего прежнего работодателя написать на них характеристику. Такой документ дает некоторые привилегии при трудоустройстве на новое место. Существуют и другие моменты, когда без характеристики просто не обойтись.

Например, когда работника представляют к награде, различным поощрениям. Характеристика должна содержать перечисление основных личных качеств человека, влияющих на его профессиональную деятельность. Также в документ включают описание навыков, знаний и умений сотрудника, указывают его заслуги.

Основные части характеристики

Характеристика на работника требуется обычно при трудоустройстве

Данный документ подписывает руководитель организации. Его подпись – свидетельство подлинности представленной информации. Написать характеристику может другой человек, который лучше знаком с увольняющимся сотрудником.

Это может быть руководитель структурного подразделения, кто-то из отдела кадров. Но подпись в конце должна быть только самого руководителя, без нее характеристика недействительна.

Четких норм написания характеристики не существует. Однако общепринятыми являются несколько частей, которые в обязательном порядке должны присутствовать, иначе документ будет неполным. Это следующие части:

1. Само слово «Характеристика».
2. ФИО того сотрудника, на которого составляется характеристика.
3. Дата его рождения.
4. Полные сведения об образовании. Когда и какой вуз был окончен, в каком городе, какая специальность и квалификация были присвоены. Если красный диплом, то желательно об этом сказать дополнительно.
5. Полное наименование организации, из которой сотрудник увольняется или сейчас работает, то есть той организации, в которой составляют документ. Далее перечисляются все прежние места трудоустройства, время устройства на работу, увольнения, какие обязанности выполнялись.
6. Положительные личные качества, которые способствуют его успехам в работе, заслуги, достижения, опыт в ведении проектов.
7. Сведения о профессиональной переподготовке, курсах.
8. С какой целью пишется характеристика, куда она будет предоставляться.

Характеристика требуется в следующих случаях:

• трудоустройство на новое место;
• представление к наградам, поощрениям;
• перевод в другой отдел;
• в уполномоченные госорганы.

Составить характеристику может любой назначенный руководителем сотрудник. Но подпись ставить только руководящее лицо, подлинность предоставленных данных он подкрепляет печатью.

Лучше если характеристику будет составлять грамотный сотрудник, который хорошо знает того, на кого этот документ составляется. При этом надо максимально объективно дать информацию о человеке, емко и точно рассказав обо всех важных качествах.

Как правильно составить рекомендательное письмо на работника подскажет видеоконсультация:

Характеристики: внешние и внутренние

Характеристика: образец

Поскольку характеристику можно писать для предоставления в иные организации и для определенных целей внутри фирмы данные документы делят на внешние и внутренние. Внешние характеристики пишутся для подачи в иные организации, инстанции, в вышестоящие органы. Внутренние нужны для ведения дел в пределах самой компании. Это могут быть такие случаи:

1. сотрудника повышают, переводят на другую должность, в другой отдел;
2. члена коллектива надо поощрить, представить его к награде;
3. при аттестации;
4. при отправке в длительную командировку;
5. работнику решено дать новые обязанности.

Эти 2 вида документа несколько отличаются друг от друга по структуре и содержанию. Во внутренней характеристике надо подробнее описать личные качества человека, указать его профессиональные навыки. Место представления не называется, потому что это будет та же организация.

Внешнюю характеристику пишут, когда она затребована самим работником или другим учреждением. Это могут быть такие случаи:

• поступление в вуз, суз, где нужна характеристика с места работы;
• сотруднику надо взять кредит в таком банке, где нужен данный документ;
• затребована характеристика госорганами;
• готовятся документы на награждение или будут осуществляться меры воздействия (наказание).

Внешняя характеристика подробнее внутренней. Во-первых, обязательно надо указать, куда дается этот документ. Во-вторых, основной акцент делают на профессиональных способностях. Личные качества упоминаются вскользь.

Если документ составляют по адвокатскому запросу, то описывают те моменты, которые укажет юрист. Основные моменты характеристики будут зависеть от того правонарушения, которое было совершено человеком. Если адвокат сам не сообщит, на что следует обратить внимание, то кадровику надо самому поинтересоваться об этом. В противном случае его могут попросить переделать характеристику, чтобы она отвечала запросам правоохранительных органов.

Структура характеристики

Характеристика на работника должна иметь четкую структуру

Написание характеристики не регламентировано никакими законами. Однако существуют определенные нормы, которых надо придерживаться:

1. текст пишется от 3 лица;
2. глаголы можно ставить в прошедшем времени или в настоящем «является», «выполнял обязанности»;
3. пишут на листе А4.

• Заглавие – «Характеристика. Наименование организации, ФИО, должность сотрудника, на которого пишут характеристику.
• Анкетные сведения. Они касаются даты рождения, данных о вузе, специальности.
• История профессиональной деятельности. Здесь указывают, с какого времени человек находится на этом месте, далее перечисляются все места работы, должности и время, в течение которого он работал на тех или иных местах. В этом же абзаце фиксируются награды, заслуги, переводы, профессиональная переподготовка, получение второго образования.
• Личные качества, важные в профессиональной сфере. Здесь указывают положительные качества: мобильность, неконфликтность, умение работать в команде, дружелюбие, стрессоустойчивость, умение контактировать с коллективом, с руководством, адекватно реагировать на критику.
• Описывается уровень работоспособности. Важно, может ли работник выступать в роли организатора или только исполнителя, анализируются все его способности. Перечисляются награды, заслуги.
• Документ заканчивают указанием, куда будет подаваться характеристика. В конце ставится, подпись, печать.
• Необходимо сделать 2 экземпляра. Один отдают сотруднику, другой оставляют в организации.

Написание характеристики – очень ответственное задание. Она должна быть составлена грамотно, объективно. При этом надо стараться не упустить ни одного важного момента, чтобы не исказить реальной картины. Как преуменьшение, так и преувеличение положительных качеств человека может заметно повлиять на его дальнейшую профессиональную деятельность.

Особенности характеристики

Характеристика на работника содержит информацию о его трудовых качествах

Нет норм в отношении оформления текста характеристики. Иногда ее пишут сплошным текстом, просто разделяя на абзацы. Иногда используют нумерацию. В заголовке надо написать полное имя человека, полное название организации, которая этот документ выдает.

В данных об организации обязателен адрес, банковские реквизиты. Место, где фиксируются данные об организации, варьируется. Это может быть левый верхний угол или сам текст. Дату, когда документ был написан, можно поставить сразу после данных об организации или в самом конце текста.

В самом тексте начало можно оформить так: « Характеристика выдана Ивановой Людмиле Эдуардовне, 15 марта 1970 года рождения, должность – менеджер». Потом пишут, в каком учебном заведении человек обучался, когда его окончил. Например, «Иванова Л.Э. окончила … университет в 1992 году по специальности «Менеджмент». Иногда указывают семейное положение.

Когда описывают трудовую деятельность, начинают с данной компании. «Иванова Л.Э. работает менеджером в компании с 2010 года. В 2014 году окончила курсы…» в описании личных качеств не нужно переходить на подробности. Достаточно просто сказать: «Иванова Л.Э. хорошо себя зарекомендовала, взысканий не имеет. Ответственна, инициативна. Легко находит общий язык с коллективом, клиентами. Стрессоустойчива, вежлива, пунктуальна. Принимает активное участие в жизни коллектива. В 2013 году провела семинар на тему… Иванова Л.Э. ответственно подходит к выполнению любых поручений, может выявить проблему и предложить пути ее решения».

В конце надо указать адрес: «Характеристика дана для предъявления в …» завершается документ фамилией составителя и руководителя. Например, директор: Курбатов В.В. Начальник отдела кадров: Смирнов А.А.

Мнение юриста-эксперта:

[wpmfc_cab_ss]Характеристика с места работы и учебы, не является документом в классическом понимании. Это всего лишь информационный ресурс о человеке. Он может быть различного назначения. Об этом в статье подробно изложено. Но содержание защищено законодательством о персональных данных.

По определению не всегда составляется положительная характеристика. Её текст полностью зависит от того, кто составляет. И для каких целей она составляется. Ведь никто не будет отрицать, что на одного и того же человека можно составить множество вариантов характеристик. И все могут правдивые, или все ложные. А могут быть и те, и другие характеристики. Поэтому при составлении характеристики содержание по значимости во много раз превышает форму.

Случаются такие ситуации, что надо представить отрицательную характеристику (для пользы дела). Например, для водителей есть статьи КоАП РФ предусмотрено лишение прав или административный арест до 15 суток. Большинство водителей готовы отсидеть хоть 15 суток, лишь бы не лишали прав. А закон трактует арест как более суровое наказание, чем лишение прав. Вот и несут в суд плохие характеристики, чтобы строже наказали. Абсурд, но иногда работает.

Так как представление характеристик работодателем или учебным заведением в адрес третьих лиц не предусмотрено, то они выдаются исключительно с согласия самого человека. Такая процедура предусмотрена законодательством. Согласие на распространение персональных данных может быть письменно подтверждено работником на самой характеристике. Это предотвратит работодателя от ответственности за нарушение закона. А работник будет защищен от несанкционированного распространения персональных данных. Обоснование: Федеральный закон от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных».[/wpmfc_cab_ss]