Служебная записка: назначение, форма, функции

Служебной запиской (далее по тексту — СЗ) называют вид документа, который представляет собой переписку, служащую для создания условий постоянной коммуникации между сотрудниками или подразделениями отдельной взятой организации. Здесь сразу же важно отметить ключевой момент: и сотрудники, и подразделения, вовлечены в работу с СЗ, не состоят в прямом друг от друга подчинении.

Если говорить наиболее просто, то СЗ является письменным сообщением. Поэтому, естественно, нередко, на отосланную СЗ, автор получает ответ от своего адресата. То есть, можно говорить об истории СЗ, созданных в связи с решением конкретного вопроса.

Тематика служебных записок

Служебная записка: образец

СЗ, как и деловые письма, не имеют ограниченной тематики. Она весьма обширна, и зависит от деятельности структуры или учреждения. Например, спектр работы конкретного министерства очень широк, что имеет отражение в штате сотрудников. СЗ будут существенно облегчать решение тех или иных вопросов. СЗ бывают:

• информационными;
• запросами;
• напоминанием;
• предложением etc.

По своему характеру СЗ может быть:

1. информационной (извещение, объявление, сопровождение иного сообщения, инструкции);
2. инициативной (извещение, запрос);
3. отчетной.

В СЗ может быть умещена просьба или предложение. На самом деле это случается часто, поскольку просьба и предложение нередко бывают главной мотивацией создания СЗ.

Форма

Если взглянуть на суть СЗ, то окажется, что она в некотором роде является аналогом сообщения речевого. Но изюминка в том, что СЗ обладает неоспоримыми преимуществами. А потому ее популярность очень высока, особенно, если говорить о функции координации, которая помогает взаимодействовать разным подразделениям конкретного учреждения. Отметим эти преимущества:

1. СЗ составляют в письменном виде;
2. пользоваться СЗ может и получатель, и автор;
3. СЗ имеет ссылку на номер предыдущей записки, что удобно и для автора, и для получателя, поскольку позволяет напомнить дату, указать на персональную ответственность, сроки выполнения заданий;
4. СЗ можно передавать одновременно нескольким адресатам.

Написание СЗ предусматривает соблюдение конкретной иерархии, которая присуща каждой организации. Рассмотрим пример: сотрудник отдела кадров нуждается в информации юрисконсульта. В данном случае в переписку, осуществляемую путем СЗ, будут вовлечены начальники отдела кадров и юридического отдела. Составлением и отслеживанием СЗ будет заниматься тот, кому необходима конкретная информация, но подпись на них будет принадлежать руководителю.

В случае с написанием СЗ генеральному директору, подпись будет принадлежать начальнику того подразделения, в котором работает инициатор переписки. Существует понятие связи между сотрудниками учреждения на т.н. горизонтальном уровне. То есть, автором текста является, к примеру, руководитель одного подразделения, а адресатом – руководитель второго. Такую связь будет обеспечивать СЗ.

Но есть еще и понятие докладной записки, которая относится к виду СЗ. Данный документ адресуется руководству, которое стоит выше автора текста докладной СЗ. Такими лицами могут быть руководители или директор. Докладная записка, как правило, содержит изложение конкретного вопроса, выводы по нем и предложения по решению задачи. В таком случае, получатель, например – директор, должен поставить на документе свою резолюцию, а также дату и подпись.

Текст

Служебная записка может быть любой тематики

СЗ – это документ, а потому ей свойственный официально-деловой стиль. Нередко бланк СЗ определен и утвержден инструкцией по делопроизводству. Тогда он имеет конкретную форму, должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, указание вида документа (в нашем случае – СЗ), далее идет обозначение кому и от кого, после – тема, номер и дата.

После, когда СЗ уже составлена, и на ней стоит автограф автора, ее следует определить на регистрацию. Для этой цели предвиден один реестр (в который, кроме СЗ, входят также докладные и объяснительные). Несколько слов о регистрации СЗ. Поток подобных документов, имеющих порядковые номера, нередко бывает огромным, а потому предвидены дополнительные буквенные индексы. В нашем случае – СЗ.

Остановимся на структуре СЗ. Фактически, серьезных отклонений от того изложения, которое предусмотрено в деловом письме, нет. Нельзя не отметить, что записки можно составлять в произвольной форме, но все же некоторые элементы будут оставаться обязательными. СЗ делим на три части:

1. Здесь в обязательном порядке должны быть вписаны мотивы составления СЗ, также – ссылки на события или факты, другие аргументы, например, решения. То есть, в данной части автор СЗ должен показать, почему он решил составить данный текст.
2. Эта часть содержит просьбы, здесь приводятся определенные выводы, автор предлагает возможные решения конкретного вопроса или ситуации.
3. В заключении автор СЗ формулирует ожидаемый по его мнению результат. При этом, он не обязан этого делать. Также, в зависимости от истории служебной переписки, автор в конкретной записке может констатировать личное отклонение от конкретного предложения или просьбы.

В целом содержание СЗ должно быть очень лаконичным, где нет месту двусмысленным предложениям, если, естественно, это не сделано автором умышленно.

СЗ и локальный нормативный акт

Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом, который отражает специфику организации путем установления порядка составления и оформления документации, в нашем случае – СЗ. Дело в том, что в законодательстве РФ нет конкретных требований к составлению СЗ. А потому их форма в определенных рамках является произвольной.

Практика создания учрежденнием интрукции по делопроизводству является очень важным сегментом в создании оптимальным условий работы всего персонала. Обозначение конкретных правил всегда способствует более корректному общению. В локальном нормативном акте, посвященном делопроизводству, важно конкретизировать информацию и параметры:

• всех видов записок, которые создаются в пределах организации или учреждения, и служат инструментом информационного обмена для подразделений, ведомств, а также конкретных должностных лиц и работников;
• их составления. Речь идет о сугубо техническом вопросе: использовать для этого бумажный носитель или электронную форму;
• структуры и содержания текста. Естественно, могут быть предвидены некоторые особенности, касающиеся СЗ объяснительной, докладной, пояснительной или аналитической;
  реквизитов и их оформления;
• порядка регистрации. Здесь также могут быть нюансы, касающиеся каждого вида СЗ;
  сроков сохранения. Определяются конкретно для каждого вида записок

Виды и функции СЗ

Служебная записка носит информационно-справочный характер

Внутренняя СЗ имеет смысл в тех случаях, когда вопрос нельзя решить устно, или когда письменное сообщение будет способствовать мотивации для решения задачи. Поэтому СЗ может быть объяснительной или докладной. Но на этом спектр назначения не исчерпывается. Ведь очень частыми бывают также аналитические и пояснительные СЗ.

Рассмотрим особенности аналитической, докладной, пояснительной и объяснительной СЗ. Все они являются документами информационно-справочного характера. Их назначение – решение оперативных вопросов, которые возникают в ходе управленческой деятельности. Таким образом, СЗ являются отражением способности учреждения решать ежедневные локальные задачи. СЗ обеспечивают:

1. обмен оперативной информацией между конкретными ведомствами или подразделениями одной структуры. Также СЗ обеспечивают поступление информации между главной организацией и ее структурами, которые функционируют обособленно;
2. обмен оперативной информацией между вышестоящим учреждением или организацией и подведомственными предприятиями;
3. информацию бухгалтерской отчетности компании. В таком случае говорят о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности. Данной информацией могут пользоваться (или она может быть полезной) все внутренние и внешние пользователи, среди которых и налоговые органы, банки, органы статистики акционеры и др

Важно помнить, что СЗ – это документация информационно-справочного характера, а поэтому она имеет вспомогательную функцию, если сравнивать с документацией организационно-распорядительного назначения. Это касается все видов СЗ. Поэтому в данной документации не стоит искать:

1. распоряжений;
2. обязательств;
   инициатив по определенным решениям управленческого характера;
3. помощи в выборе конкретного способа управленческого воздействия.

СЗ – это документ, который принимают к сведению, но не больше. Тем не менее, как мы писали выше, сотрудник учреждения имеет право (и даже обязан) предлагать в тексте СЗ пути решения задачи, но эти предложения могут остаться лишь принятыми к сведению.

Служебная записка является важным вспомогательным инструментом, позволяющим поддерживать постоянный контакт между работниками масштабных учреждений и компаний. Успех бизнес-структуры или крупного государственного учреждения нередко зависит от интенсивности коммуникации внутри системы и между подразделениями.

Эта задача выполняется за счет контакта с помощью СЗ.  Кроме сугубо практичного значения, наличие этого документа в работе конкретного работника, будет свидетельствовать о его навыках и высокой культуре деловых отношений.

Офисный документооборот — служебная записка: что представляет собой документ и как оформляется. Об этом — в видеоматериале: