Как списать дебиторскую задолженность? Налоговый и бухгалтерский учет

Дебиторская задолженность появляется, если контрагенты по каким-то причинам не рассчитались с компанией: к примеру, поставщик отказался возвращать аванс, покупатель не произвел расчет за приобретенные товары и т. д. Задолженность может быть погашена, но в некоторых случаях вернуть деньги невозможно. Возникает проблема: как списать дебиторскую задолженность, чтобы сумма не продолжала «висеть», нарушая отчетность. В этом случае нужно ориентироваться на требования Налогового кодекса.

В каких случаях задолженность признается безнадежной?

Не все долги возвращаются…

Получить свои деньги иногда не представляется возможным. Можно назвать несколько случаев, когда единственный разумный выход – списывать долг:

1. Организация-должник ликвидировалась. Обычно при банкротстве или закрытии отводится определенный срок на предъявление требований кредиторов, и если не заявить о своих претензиях, компания теряет возможность вернуть долги. Если компания исключена из ЕГРЮЛ до сентября 2014 г. долг нельзя признать безнадежным, придется ждать истечения срока давности.
2. Истек положенный срок давности. По ст. 196 ГК он составит 3 года с образования задолженности. Если деньги не были возвращены, дальнейшие требования бесполезны.
3. Исполнительное производство окончено, так как должника не удалось найти, либо у него отсутствует имущество, которое можно использовать для погашения долга. Судебный пристав вернет заявителю исполнительный лист, но его можно повторно предъявлять к взысканию.
4. Взыскание долга признано невозможным (ст. 416 ГК). Если обязательство не может быть исполнено, и ни одна из сторон за это не отвечает, долг будет признаваться безнадежным. Обычно такая ситуация возникает при воздействии непреодолимой силы: к примеру, пожара или стихийного бедствия.

Дебиторка не должна признаваться безнадежной, если сумма долга используется как способ погашения кредиторской задолженности перед этим же лицом или организацией.

Списание дебиторки в бухучете

Чтобы списать дебиторскую задолженность, нужно предоставить доказательства о невозможности возврата долга

Чтобы признать дебиторку безнадежной и списать ее, потребуется акт инвентаризации расчетов, составленный по форме N ИНВ-22, а также приказ, изданный руководителем. Бухгалтер должен подготовить справку о наличии кредиторской и дебиторской задолженности, все данные сверяются с контрагентами. Существование обязательств должно быть подтверждено соответствующими документами.

Чтобы списать дебиторку, и это действие было признано правомерным, необходимо представить доказательства невозможности списания долга: для этого потребуется судебный иск к организации-должнику, к нему также нужно приложить акт о невозможности взыскания суммы и постановление о том, что исполнительное производство было прекращено.

Чтобы подтвердить размер задолженности, нужно предъявить все договоры с контрагентами, накладные, акты приема передачи товара или выполнения работ, а также иные документы, подтверждающие факт образования долга и его величину. Важно помнить, что срок хранения документов, которыми подтверждается, что задолженность списана обоснованно, составляет не менее 5 лет для бухгалтерского учета и 4 года для налогового учета.

При этом срок начинает отсчитываться не с момента образования долга, а с того момента, когда он был списан. Чтобы не запутаться в документации, эти документы лучше хранить до истечения положенного срока отдельно от других бумаг. Данный вид задолженности должен быть учтен на счетах 60, 62, 73, 76 совместно с НДС. При его списании в прочие расходы НДС, начисленный на услуги и товары, тоже должен учитываться.

Если на предприятии был создан специальный резерв по сомнительной задолженности, необходимо сделать следующие проводки в бухучете:

• Дебет счета 63 кредит счета 60, 62, 70, 71, 73, 76. Списывается задолженность, у которой уже истек срок давности. По тому же принципу резерв позволит списать долг, который нереально взыскать.
• Дебет счета 007. Отражается задолженность, списанная из-за нереальности взыскания.

По счету 007 необходимо вести отдельный учет по каждому контрагенту, который не выполнил свои обязательства. Отдельно учитывается каждый долг, который был списан в убыток. Есть еще одна важная деталь: если в отношении одного контрагента есть и дебиторская, и кредиторская задолженность, нужно сначала провести взаиморасчет.

Если в итоге дебиторская задолженность не перекрывается кредиторской, только в этом случае ее можно относить к убыткам, это позволит избежать ненужных налоговых рисков. Если в фирме не создавался финансовый резерв по сомнительным долгам, задолженность проводится по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».

Списание дебиторки в налоговом учете

Списание дебиторской задолженности: программа

Согласно ст. 266 НК, если в организации имеется резерв по сомнительным долгам, именно его необходимо использовать для списания долгов, которые не представляется возможным взыскать. Однако если размеров этого резерва недостаточно, то получившийся остаток включается во внереализационные расходы.

Если резерва для покрытия сомнительных долгов нет, то все убытки от списанного долга включаются во внереализационные расходы. В любом случае сумма безнадежного долга с НДС уменьшает прибыль, подлежащую налогообложению. При правильном списании долга, предприятие сможет уменьшить налоговую нагрузку в данный период.

Эти расходы должны быть признаны и отражены в отчетности именно в тот налоговый период, когда истек срок давности искового заявления, либо было прекращено исполнительное производство, долг был признан невозможным к взысканию. Если предприятие-должник было ликвидировано, его долги признаются безнадежными в тот период, в который оно было официально исключено из Единого реестра.

Образцы документов для списания задолженности

Правильное документальное подтверждение позволит избежать претензий со стороны налоговой, и задолженность будет списана без каких либо негативных последствий. Чтобы избавиться от просроченного долга, руководитель должен издать приказ, он оформляется по следующему образцу:

ООО «Вектор»
Приказ №53
о списании дебиторской задолженности
20 сентября 2015 года г. Павлово

По ст. 196 ГК, на основании акта инвентаризации расчетов с дебитором, от 10 сентября 2015 года №58 и бухгалтерской справки от 15 сентября 2015 года №51 приказываю:

• Списать дебиторскую задолженность ООО «Меркурий» в размере 51000 (пятьдесят одна тысяча) рублей.
• Бухгалтеру отразить данную операцию в налоговом и бухгалтерском учете.
• Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Вектор» ________________________________________ В. И. Петров
С приказом ознакомился ________________________________________ А. И. Васин
главный бухгалтер

Бухгалтерская справка для списания задолженности оформляется следующим образом:

ООО «Вектор»
Бухгалтерская справка №51
15 сентября 2015 года г. Павлово

В продолжение августа 2012 года ООО «Вектор» продало продукцию на сумму 51000 (пятьдесят одна тысяча) рублей. Покупатель ООО «Меркурий» не произвел своевременную оплату товара и в дальнейшем не предпринял никаких мер по погашению образовавшейся задолженности.
Далее ООО «Меркурий» изменило свое местонахождение, разыскать его не представляется возможным. Претензии в судебном порядке не предъявлялись.

На основании акта инвентаризации от 10 сентября 2015 года №58 дебиторскую задолженность требуется списать, так как срок исковой давности истек.
Главный бухгалтер ___________________________________________________ А. И. Васин

К этим документам необходимо приложить все бумаги, подтверждающие размер задолженности для ее списания.

Мнение юриста-эксперта:

[wpmfc_cab_ss]Дебиторская задолженность в бизнесе не совсем интересная тема для обычных граждан, которые никак не связаны с бизнесом или не работают в бухгалтерии. Простыми словами о ней можно сказать так. Это все долги, которые есть у клиентов предприятия, т.е. они должны этому предприятию. Зачем об этом что-то знать нашему читателю. Есть такой случай.

Мы говорим о банках. Если вы брали кредит в банке, и перестали по нему платить, то у банка увеличивается дебиторская задолженность на сумму вашего долга. Это отрицательный показатель для оценки деятельности банка. Поэтому банку крайне невыгодно увеличивать величину дебиторской задолженности. Банк пытается исправить ситуацию. Если вы не можете платить по долгам на условиях кредитного договора, то банку выгодно пойти вам на уступки, чтобы ваше задолженность не влияла на финансовое состояние банка.

В противном случае, банку придется продать ваш долг за копейки коллекторскому агентству. А агентству тоже выгодно побыстрее убедить вас платить. И в этом случае есть возможность договориться. Изложенное не гарантирует, что ситуация может именно так и развиваться, но знать об этом будет не лишним. [/wpmfc_cab_ss]

Бесплатная шпаргалка в видеосюжете — как осуществляется списание дебиторской задолженности: