Как вести бухгалтерию ООО — особенности процесса

Планируя начать собственный бизнес люди должны определиться с организационно-правовой формой, в которой будет осуществляться коммерческая деятельность. Многие из них выбор делают в пользу Общества с Ограниченной Ответственностью, так как она открывает перед ними больше возможностей, нежели ИП. Сразу после прохождения государственной регистрации и получения соответствующего статуса руководитель должен обеспечить в своей компании документооборот, в частности ведение бухгалтерского и налогового учета (ФЗ №402 от 06.12.11г).

Под термином «ведение бухгалтерского учета» принято понимать такой важный организационный момент как сбор информации о текущем состоянии обязательств и имущества коммерческой организации с последующим ее непрерывным отражением в соответствующей бухгалтерской документации. Что касается бухгалтерии ООО, то она подразумевает ведение таких документов:

• налогового учета;
• регистров;
• кадрового учета;
• первичной документации;
• книг учета;
• договоров;
• кассовых документов и т. д.

Выбор отчетности

Отчетность ООО зависит от выбранного режима налогообложения.

Список отчетности, которую должно подавать Общество с Ограниченной Ответственностью в контролирующие органы, напрямую зависит от выбранного вида налогообложения. Также на перечень отчетов и на сроки ее подачи оказывают непосредственное влияние следующие факторы:

• вид деятельности;
• степень травмоопасности;
• необходимость в получении лицензии;
• количество штатных сотрудников;
• объем финансовых операций;
• категория деловых партнеров и т. д.

Отчетность ООО

Субъекты предпринимательской деятельности, которые в качестве организационно-правовой формы выберут ООО, должны в установленные Федеральным законодательством сроки сдавать отчеты в налоговый орган и во внебюджетные фонды. Как вести бухгалтерию ООО и куда сдавать отчетность:

• в ФСС (Фонд Социального Страхования). По завершении каждого отчетного квартала в Фонд Социального Страхования ООО должны сдавать унифицированную форму 4ФСС, до 15-го числа. Также субъектом предпринимательской деятельности до 1.04. следующего за отчетным периодом года подается в ФСС справка и заявление, подтверждающие основной вид деятельности. В том случае, когда в ООО числится более 50-ти штатных сотрудников, то отчетность должна формироваться и сдаваться только в электронной форме.
• в ПФРФ (Пенсионный фонд Российской Федерации). По завершении каждого месяца до 15-го числа субъекты предпринимательской деятельности должны подавать в ПФР унифицированную форму РСВ1, в которой представлен расчет по страховым взносам с заработка штатных сотрудников.
• в Росстат. В органы Статистики Общества с Ограниченной Ответственностью должны подавать такую финансовую отчетность:
  • По итогам отчетного года сдается бухгалтерский баланс, не позднее 01.04.
  • Малые предприятия должны отчитываться до 29 числа месяца, следующего за каждым отчетным кварталом (форма ПМ).
  • Микропредприятиям придется сдавать в статистику такой же отчет, как и малым предприятиям.
• в налоговую. В ФНС субъекты предпринимательской деятельности, которые находятся на общей системе налогообложения, должны сдавать такую отчетность:
  • По завершении каждого квартала, не позднее 20-го числа следующего месяца, декларация по НДС.
  • Ежегодно, до 31.03. (включительно) сдается 2НДФЛ.
  • До 20.01. следующего за отчетным периодом года подается среднесписочная численность штатных работников (период – год).
  • По завершении каждого квартала, не позднее 28-го числа следующего месяца, декларация по прибыли.
  • Не позднее 30-го числа следующего за отчетным кварталом месяца, декларация по налогу на имущество.
  • Ежегодно, до 30.03. сдается бухгалтерский баланс и отчет о полученных убытках и прибыли.
• Упрощенцы сдают такую отчетность:
  • 2НДФЛ – до 01.04.
  • Декларация УСН – до 31.03.
  • Среднесписочная численность – до 20.01.

Особенности отчетности ООО на ОСНО/УСН

После регистрации ООО есть 30 дней на выбор системы налогообложения, от которого будет зависеть отчетность.

УСН или упрощенка является налоговым режимом, на который могут перейти субъекты предпринимательской деятельности, в штате которых числится не больше 100 работников. Сразу после государственной регистрации ООО в тридцатидневный срок должно определиться с выбором системы налогообложения.

Если собственник не успеет подать заявление на переход на УСН, то такая возможность ему будет предоставлена только по завершении отчетного года. Переход на упрощенку освобождает субъектов предпринимательской деятельности от обязанности уплачивать большую часть налогов и сборов, например, коммунального налога, НДС и т. д.

Система УСН предусматривает два варианта исчисления объекта налогообложения:

1. Доходы. В этом случае субъект предпринимательской деятельности должен за отчетный период суммировать все полученные доходы и уплатить с них в бюджет налог в размере 6%. При определении базы налогообложения ООО могут воспользоваться вычетами: страховые взносы в ПФР или в ОМС, денежные компенсации по временной нетрудоспособности, перечисленные суммы по договорам ДМС.
2. Доход минус расход. При выборе этого варианта исчисления базы налогообложения ООО должна от общей суммы полученного дохода вычесть все понесенные издержки, которые относятся к коммерческой деятельности. С полученной суммы уплачивается налог в размере 15%.

Если субъект предпринимательской деятельности увеличит свои доходы до 45 000 000 рублей, то он в обязательном порядке должен применять общий налоговый режим. При переходе на ОСНО Общество с Ограниченной Ответственностью должно правильно определять объект налогообложения:

1. • доход, полученный от реализации товаров работ или услуг, с которого уплачивается НДС, в том числе и полученные авансы, по ставке 15,25%;
   • стоимость земли по кадастру по ставке 1,5%;
   • стоимость основных фондов по ставке 2,2%;
   • доходы минус расходы (без учета НДС) по ставке 20%.

Ответственность

Если субъект предпринимательской деятельности не подаст или несвоевременно сдаст отчетность, к нему будут применены штрафные санкции. Например, в соответствии с регламентом НК РФ (ст. 119), ООО, которое не подало налоговые декларации, должно будет уплатить штраф в размере 5% от суммы начисленных налоговых обязательств этого отчетного периода.

Стоит отметить, что минимальный размер штрафных санкций не может быть меньше 1000 рублей. Такая сумма финансовых взысканий применяется к ООО, которые забыли сдать нулевки. Что касается максимальной суммы штрафных санкций, то она не может превышать 30% от суммы налоговых обязательств отчетного периода.

Штрафы накладываются контролирующими органами не только на субъектов предпринимательской деятельности, но и на ответственных лиц, директора и бухгалтера.

порядок ведения бухгалтерского учета самостоятельно с нуля — пошаговая инструкция

Можно значительно сэкономить деньги, если не нанимать бухгалтера, а научиться вести отчетность самостоятельно.

Многие собственники Обществ с Ограниченной Ответственностью сразу после государственной регистрации начинают делать первые шаги в мире бизнеса. При отсутствии большого стартового капитала они стараются экономить каждую копейку, поэтому на первых порах не могут себе позволить оплачивать услуги опытных бухгалтеров или аутсорсинговых компаний. В этом случае владельцам организаций ничего другого не остается как самостоятельно вести бухгалтерский и налоговый учет. 

Первое, что им придется сделать, это выбрать систему налогообложения. ООО могут перейти на такие налоговые режимы (для этого выделяется 30 суток с момента государственной регистрации, иначе организация будет автоматически переведена на ОСНО):

1. Общая система.
2. ЕНВД.
3. Упрощенка (6% или 15%).

Также собственник общества должен уведомить о начале деятельности внебюджетные фонды и зарегистрироваться в них в качестве плательщика страховых взносов. С первого дня в ООО необходимо начать вести бухгалтерский учет. Каждая хозяйственная операция должна фиксироваться соответствующим первичным документом, после чего все данные отражаются в учетных регистрах. В Обществе с Ограниченной Ответственностью должны оформляться такие документы:

1. • приходные и расходные накладные;
   • счета и счета-фактуры;
   • акты выполненных работ и сверки расчетов;
   • приходные и расходные кассовые ордера;
   • ведомости расчета и выплаты заработной платы;
   • командировочные удостоверения и авансовые отчеты;
   • кадровая документация;
   • больничные листы, чеки и прочие документы, подтверждающие понесенные издержки компании;
   • налоговые накладные;
   • сметы и т. д.

Вся первичная документация должна отражаться в соответствующих учетных регистрах;

• журналах-ордерах;
• ведомостях;
• расшифровках;
• реестрах;
• книгах учета;
• кассовой и главной книге.

Собственники ООО должны понимать, что ведение бухгалтерского и налогового учета ими должно осуществляться непрерывно, при этом все отраженные данные должны быть достоверными, подтвержденные соответствующей документацией. По окончании отчетных периодов ними должна формироваться отчетность, которая в установленные Федеральным законодательством сроки подается в контролирующие органы.

Стоит отметить, что законодательство позволяет субъектам предпринимательской деятельности переходить на электронный документооборот. Для этих целей им следует задействовать специальное программное обеспечение, благодаря которому существенно упрощается процесс ведения бухгалтерского и налогового учета. В электронной форме ООО могут формировать и подавать отчетность, что позволяет экономить время на простаивание в очередях. 

ведение по выдаче зарплаты

После того как в ООО будет оформлен хотя бы один сотрудник, возникает необходимость в ведении бухгалтерской документации по начислению и выдаче заработной платы. Ответственное за этот объем работы лицо, как правило, это бухгалтер, должно ежемесячно вести такую документацию:

1. Заполняются табеля учета рабочего времени.
2. Проводятся исчисления заработной платы, которые отражаются в расчетной ведомости.
3. Выдается заработок сотрудникам по платежной ведомости. Денежные средства для этих целей получаются с расчетного счета или берутся из кассы организации.
4. Все операции, связанные с выдачей заработной платы фиксируются в кассовой книге.
5. В том случае когда какой-то работник не получил свою зарплату, денежные средства из кассы возвращаются на расчетный счет.

Стоит отметить, что ООО должна подавать отчетность по заработной плате не только в ФНС, но и во внебюджетные фонды. Вся внутренняя документация, которая будет использоваться для учета НДФЛ, может разрабатываться субъектами предпринимательской деятельности самостоятельно. В таких учетных регистрах должна отражаться следующая информация (ст. 230 НК):

• ФИО сотрудников, которым выплачивается заработная плата и прочие виды денежного вознаграждения;
• вид доходов;
• по кодам ФНС предоставленные вычеты;
• суммы и даты денежных выплат;
• суммы и даты удержанного подоходного налога и т. д.

Но, существуют унифицированные формы отчетов, которые должны заполняться ООО и подаваться в ФНС по месту регистрации. До 1.04. следующего за отчетным периодом года (составляет 12-ть календарных месяцев) субъекты предпринимательской деятельности должны подать в ФНС форму 2НДФЛ в электронной форме. На бумажном носителе информации отчет сдается только теми организациями, в которых численность штатных сотрудников не превышает десяти человек (ст. 230 НК).

Форма 2НДФЛ должна составляться и подаваться в контролирующий орган даже в том случае, когда в отчетном периоде субъект предпринимательской деятельности не проводил никаких финансовых расчетов с физическими лицами. В такой ситуации сдается нулевой отчет в установленные Федеральным законодательством сроки.

нулевая отчетность

Нулевую отчетность можно отправить заказным письмом с описью и уведомлением.

Некоторые собственники ООО, сразу после открытия принимают решение не обращаться в контролирующие органы, так как не ведут никаких хозяйственных операций.

В этом заключается их главная ошибка, приводящая к финансовым взысканиям. Федеральным законодательством установлен порядок сдачи отчетов в ФНС и во внебюджетные фонды, который предусматривает подачу форм, даже при отсутствии коммерческой деятельности.

При этом Общества с Ограниченной Ответственностью должны соблюдать все установленные сроки, которые действуют для организаций, работающих в обычном режиме.

Нулевые отчеты представляют собой бланки унифицированной формы, в которых указываются реквизиты субъекта предпринимательской деятельности. Во всех колонках проставляются прочерки, либо они остаются пустыми, если это предусмотрено соответствующими нормативно-правовыми актами. Далее бланки подписываются собственниками ООО, заверяются мокрыми печатями и подаются ними в контролирующие органы или внебюджетные фонды по месту государственной регистрации.

Внимание! Стоит отметить, что нулевая отчетность должна сдаваться в контролирующие органы даже в том случае, когда в ООО ни числится, ни директор, ни бухгалтер. Если организация осуществляла хозяйственную деятельность, но потом бизнес стал, то руководящий состав вместе с бухгалтерией, должен уйти в отпуск без содержания.

В том случае, когда у учредителя ООО нет возможности лично подойти в ФНС или другой государственный орган, он может отправить нулевку по почте. Для этого ему следует сделать отправку в виде заказного письма, с описью и уведомлением. В данном случае именно бланк уведомления будет выступать в качестве доказательства того, что отчет был получен, так как в нем ставит дату и подпись сотрудник соответствующего контролирующего органа.

Заключение

Незнание законов не освобождает субъектов предпринимательской деятельности от ответственности. Каждое ООО должно сразу после государственной регистрации определиться с налоговым режимом, на котором будет осуществлять коммерческую деятельность. Также, с первого дня работы, должна документально фиксироваться каждая хозяйственная операция.

Данные первичного учета в обязательном порядке отражаются в соответствующих учетных регистрах, итоговые суммы из которых задействуются при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности. По завершении каждого отчетного периода, который может составлять месяц, квартал или год, субъект предпринимательской деятельности сдает отчетность в контролирующие органы, а также уплачивает все налоговые обязательства и страховые сборы.

Видео об отчетности ООО на УСН: