Как правильно участвовать в тендерах: разновидности тендеров и участие в них

Что означает понятие тендер? Тендер — это торги на конкурсной основе, касающиеся сферы продаж и услуг. Предприятие или отдельное лицо составляет для себя ряд характеристик, которым должна соответствовать фирма по предоставлению услуг. Далее желающие предлагают свою кандидатуру в роли исполнителя, а покупатель отбирает для себя самый лучший вариант, который впоследствии выигрывает тендер.

С победившим подписывается контракт, в котором указаны все существующие нюансы и правила. Синонимом тендера является прокьюремент, отличие лишь в том, что такое определение используется для внешней экономической деятельности. Такой способ зарекомендовать себя, в случае победы, принесет дополнительные бизнес-возможности, связанные с наличием новых партнеров.

Субъекты, принимающие участие в процедуре

Участие в тендере — это всегда испытание на удачу

Главное лицо — это заказчик, который выставляет условия подходящие исключительно ему, но он не единственный, кто принимает участие в торгах. Список участников:

• Заказчик, он же покупатель: заказчиком является предприятие, устанавливающее все правила, которым должен соответствовать претендент. По итогу заказчик определяет для себя продавца услуг с наиболее приемлемыми предложениями.
• Претендент, он же оферент и участник торгов: субъект, целью которого является выгодное сотрудничество с заказчиком и новые связи.
• Организатор: его роль — подготовка всего необходимого для осуществления конкурса. Им может быть как покупатель, так и его представитель.
• Прочие участники тендера: к этой группе относятся юридические лица, места проведения торгов и пр. Прямого отношения к осуществления сделки не имеет, только косвенное.

Разновидности тендеров

Торги такого рода имеют несколько подгрупп, различающихся по определенным факторам. К ним относятся:

• Разновидности по составу участников:

1. открытый тип тендера: в этом случае проводится отбор среди всех желающих принять участие, используется разнообразная реклама и объявления;
2. закрытый тип: здесь принимает участие только определенный перечень компаний, которые пригласил заказчик;
3. специализированный тип: на участников будут наложены ограничения.

• Разновидности по принципу отбора:

1. ценовой: в таком случае покупатель выбирает кандидатов, которые отвечают классическим критериям (выгодная стоимость, небольшие затраты времени и прочее);
2. по креативности: заказчик озвучивает примерные рамки необходимых условий, но на его решение влияет то, как себя проявит каждый из участников.

• По разглашению результатов:

1. гласный: на протяжение всего отбора информация об участниках и победителях не скрывается;
2. негласный: по окончании отбора победителю приходит письменное уведомление, в то время как остальные пребывают в неведении о том, кто выиграл тендер.

• По технике отбора:

1. за один шаг: заявка на участие и вся документация предоставляется сразу, без предварительного собеседования;
2. за два шага: этот вариант хорош тогда, когда количество желающих очень велико, вначале «отсеивают» однозначно не подходящих претендентов, а из оставшихся выбирают повторно. (этот способ занимает много времени и используется в основном для проведения международных сделок).

Правила проведения торгов

Тендер — другими словами — торги

Существуют определенные правила поведения тендеров:

• Существуют определенные временные рамки, в которые нужно уложится для подачи заявки, прилагая необходимый пакет документации. По прошествии оговоренного срока изменения вносить уже нельзя;
• Фирма, которая подала заявку, должна реально понимать, что обязательства, которые будут прописаны и подписаны в контракте в случае выигрыша обязательны к исполнению;
• Если по какой-либо причине участник передумал и хочет забрать заявку, то данная манипуляция возможна только в пределах выделенного времени;
• Заказчик ставит условия подачи документов, которые обязательно нужно соблюсти;
• Если речь идет о международном сотрудничестве, то обязательным является условие предоставления необходимой документации на языке заказчика (если об этом моменте не говорится отдельно в условиях подачи документов);
• Тендерные заявки являются закрытыми для остальных участников проводимых торгов.

Подготовительные действия для дальнейшей подачи заявки

Чтобы выбрать для себя наиболее подходящий тендер, нужно осуществить ряд последующих действий:

• Поиск тендера. Для осуществления поиска можно воспользоваться предлагаемыми площадками, нужно вбить в поисковую строку браузера «база торгов» и ознакомиться с результатами. На распространенных площадках есть возможность оставить заявку бесплатно.
• Ознакомление с информацией. Чтобы не потратить времени впустую, лучше заранее тщательно изучить требования заказчика, потому что если хоть по одному критерию ваша кандидатура не подойдет, вероятность отказа (даже после победы) практически 100%.

После того, как решение принято и подобран желаемый тендер самое время приступить к подготовке требуемой документации и подаче заявки. Заявку можно отправить по электронной почте или обыкновенным письмом. Кто привык к давно известной классической подаче, а именно в бумажном конверте, должен сложить документы внутрь, заверить реальной подписью начальника и поставить печать организации.

Сам конверт также опечатывается и отправляется к предполагаемому заказчику. Электронный способ — метод современности, используемый на сегодняшний день в подавляющем большинстве заявок. Тендер может проводиться на интернет-просторах, так что возможно этот тип заявки станет обязательным, особенно когда речь идет о международном отборе. В электронной заявке должны присутствовать отсканированные документы с соответствующими подтверждениями и электронной подписью.

Подготовка документов для подачи электронной заявки

Заказчик является главным в создании тендера

Для начала необходимо аккредитоваться на ЭТП (электронная торговая площадка). На этой площадке располагается база интернет аукционов и осуществляется их проведение. Основных ЭТП существует 5, они самые крупные и лучше сначала зарегистрироваться на них.

Для успешного участия обязательным условием является наличие Электронной цифровой подписи (ЭЦП). Такая подпись имеет полноправную юридическую силу и смысл ее заключается в защите документов, которые будут размещаться на ЭТП.

Подача заявки

Нужно быть подготовленным к тому, что понадобиться отчисление залоговой суммы оператору ЭЦП. Сумма может составлять 5% от стоимости контракта с целью принять участие в тендере и 30% с целью подписать контракт. Также существует такое понятие как банковские гарантии, получением которых нужно заняться заранее. Скорее всего понадобятся гарантии известных и крупных банков.

Необходимый пакет документов для тендера:

• подробный перечень и описание предоставляемых услуг или товаров;
  стоимость;
• документы, подтверждающие статус фирмы-участника (лицензии, свидетельства);
• документы, подтверждающие опыт работы, квалификацию и специализацию работников;
• перечень дополнительных документов, индивидуально требуемых организатором.

Передача полномочий третьему лицу

Для того, чтобы расширять рамки деятельности нужно представлять свою фирму далеко не на одном конкурсе. Глава предприятия (лицо занимающееся организацией) не может следить за всеми происходящими процессами самостоятельно, поэтому вполне вероятно что ему потребуется помощь третьих лиц. Такая передача полномочий осуществляется путем оформления специальной доверенности. Что нужно знать в таком случае:

• организаторов конкурсов может устраивать только определенная форма доверенности, указываемая в тендерной документации;
• доверенность может иметь различные формы, в зависимости от требований, срок действия не может превышать 3 года;
• часты случаи, когда требуется нотариально заверенная доверенность;
• при международном сотрудничестве конкретизируется тот факт, по законодательству какой страны представитель наделяется полномочиями;
• в доверенности указывается право участвовать в торгах и подавать заявки, а также право получать и подписывать необходимую для тендера документацию.

Что важно знать

Для участия в тендере нужно подать заявку

Обратите внимание на следующие пункты:

1. для успешного отбора и последующей победы очень важно акцентировать внимание на самом значимом для заказчика преимуществе;
2. ценовые пределы конечно немаловажны, но итоговым фактором могут стать такие условия как: очень быстрое выполнение работы, наличие современных технологий, отличающих данного участника от многих других и пр.;
3. что касается финансовых трат, связанных с торгами, то здесь ответ однозначен: все материальные расходы несет участник, вне зависимости от того, выиграет он или проиграет (не существует такой возможности, когда денежные средства возмещаются);
4. если что-то нужно выяснить, не стоит пренебрегать возможностью обратной связи с организатором торгов (если задать вопрос, он непременно ответит вам в течении пары-тройки дней).

Ошибочные мнения:

• Только крупные фирмы могут участвовать в тендерах. Для участия потребуется примерно 12000 руб./год, что при желании может себе позволить любая фирма, даже небольшая;
• Участие в торгах очень замысловаты и требуют специальной подготовки. Чтобы разобраться досконально в нюансах проведения тендеров достаточно пройти двухдневный семинар или чуть дольше, но своими силами ознакомиться с порядком проведения;
• На электронных торгах все куплено. Безусловно, коррупция присутствует везде, но это касается в основном глобально дорогих заказов;
• Для участия нужна большая команда. Начинать всегда можно с малого, даже с одного человека, впоследствии можно расширять штат;
• Электронные торги — это опасно. Электронные торги также как и письменные имеют свои особенности, но риск существует всегда, хотя по массе причин именно электронный вариант считается более безопасным.

Заключение

Тендерные торги — отличнейшая возможность поднять производство на ступень или несколько ступеней выше. Такой способ позволяет создавать новые перспективы, находить новых заказчиков и при желании можно попробовать выйти на международный уровень.

При постепенном ознакомлении с принципами проведения тендерных торгов можно самостоятельно начать заниматься подобного рода сделками, обучая дополнительно своих сотрудников. Возможно сначала лучше воспользоваться услугами профессионалов. Пусть такие услуги потребуют дополнительных затрат, но при удачном развитии событий эти растраты полностью окупятся и фирма все равно выйдет в плюс.

Как готовить заявку на участие в тендере, подскажет видеоматериал: