Правильное деление отпуска на части

Распределение ежегодных отпусков работников организации с дроблением на части возникает по инициативе как руководителей компании, так и самих работников. Сбалансировать заинтересованность сторон нужно в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Грамотное решение актуального вопроса позволит не нарушить законодательство и согласовать удобный график отдыха.

Причины дробления отпуска

Деление отпуска на части может происходить по инициативе работника или руководителя.

Установленная длительность ежегодного отпуска согласно статье 115 Трудового кодекса не менее 28 дней (календарных). Увеличение периода ежегодного отпуска допускается при условии отражения данной потребности во внутренних документах организации.

На практике работодатели сталкиваются с вопросами дефицита опытных специалистов, обеспечения непрерывности производственной деятельности, поэтому предоставление отпусков работникам в полном объеме затруднительно.

Работники стремятся дробить отпускное время для решения семейных вопросов, организации отдыха с детьми, в связи с другими обстоятельствами.

В больших компаниях затруднительно всех отпускать в летние месяцы, наиболее благоприятные для полноценного оздоровления.

Таким образом, на практике разделение отпуска на части возникает по инициативе:

• руководителя, ответственного за решение производственных задач;
• работника, испытывающего потребность дробного отпуска по личным обстоятельствам.

Согласно Трудовому кодексу руководитель не должен препятствовать стремлению сотрудника брать отпуск в несколько этапов. Желание работодателя разбить по своему усмотрению отдых работника требует обязательного с ним согласования. Таким образом, только взаимная договоренность сторон является правовым основанием для предоставления ежегодного отдыха сотруднику частями.

Правила разделения отпуска согласно законодательству

Международной организацией труда (МОТ) разработаны рекомендации по предоставлению ежегодных отпусков для полноценного отдыха трудящихся.

Общие правила

Главное правило дробления отпуска — минимум 2 недели непрерывного отдыха сотрудника.

Предоставление отпуска положено по Трудовому кодексу (ст.122) сотрудникам, работающим в организации не менее полугода. Отдельные категории работников имеют право претендовать на предоставление отпуска раньше:

1. несовершеннолетние;
2. усыновители детей, которым менее 3 месяцев;
3. беременные;
4. сотрудницы после декретного отпуска.

Важным условием разделения отпуска является требование выделения части, сроком не меньше 14 дней. Основанием является Конвенция №132 МОТ об установлении непрерывного отдыха в 2 недели. Прочих запретов на разбивку отпускного времени нет.

Трудовые правоотношения не препятствуют делению оставшейся части отпуска на отдельные дни, несколько дней, присоединенных к выходным или праздничным датам. Законодательно допускается вариативность в решении определения периодов отдыха в интересах работающего.

Специалистам, которым полагается дополнительный отпуск, кроме основного, также можно пользоваться правом разбивки общего периода на отдельные части в разное время года. В случае неиспользования частей отпуска, допускается денежная выплата (ст.127 ТКРФ).

Медики обращают внимание на то, что многократные короткие промежутки отпуска могут негативно сказываться на здоровье человека, так как не смогут удовлетворить потребность сотрудника в полном восстановлении организма, как моральном, так и физическом.

Работодателю мелкие отрезки дробленого отпуска фактически затрудняют расчетные выплаты. Негативным фактором для компании является фактическое увеличение отпускного времени сотрудника, так как небольшие части отпуска не включают выходные дни (Письмо № 2143-6-1 Федеральной службы по труду и занятости).

Неиспользованные части отпуска

Дни неоформленного отпуска, по заявлению сотрудника, могут быть перенесены на следующий календарный год и присоединены к очередному оплачиваемому отпускному периоду. Если по обстоятельствам не удастся использовать часть отпуска в последующие 12 месяцев, то он не сгорает, а предоставляется перед увольнением по согласованию с работодателем либо выплачивается денежная компенсация.

Минимальный период отпуска

Оптимальный подход по разделению отпуска состоит в оформлении двух сроков по 14 дней. Это дает возможность полноценного отдыха и несложных расчетов отпускных выплат. На практике многие оформляют отпуск по мере возникновения семейных проблем.

В РФ минимальная продолжительность частичного отпуска составляет не менее одного календарного дня. Потребность в половине дня отпуска, на несколько часов, не может быть по законодательству удовлетворена. Заявление на отпуск должно быть содержать просьбу о предоставлении полного дня.

Отпуск в выходные дни

Праздничные дни вычитываются из отпуска при расчетах

Законодательно предоставление отпуска происходит исключительно в календарных днях. Отдельные работодатели навязывают условия отпуска в выходные дни, что не является правомерным. Работник самостоятельно определяет, какие дни нужны для отпуска: рабочие, выходные или период, включающий их вместе.

Бывают ситуации, когда руководитель обязан использовать отпуск, но не может фактически оставить компанию без контроля. Тогда он отдыхает непрерывную часть в 14 дней, а затем оформляет оставшиеся отпускные дни по выходным датам. Такой подход помогает выполнить производственные задачи. Но подобные решения, скорее, исключение из правил, не распространяется на работников.

По Трудовому кодексу ко времени отдыха относят

• выходные;
• перерывы в рамках рабочего дня;
• праздничные дни;
• междусменные перерывы;
• отпуска.

Таким образом, наложение одного вида отдыха на другой в частом применении вызывает негативную оценку. Следует учесть, что праздничные дни вычеркиваются из времени отпуска при исчислении дней для проведения расчетов.

Отзыв работника

Согласно статье 125 ТК РФ, разрешается отзыв сотрудника из отпуска, при наличии его согласия, по производственной необходимости. Если работник отгулял частями первую половину отпуска, а затем взял 14 дней непрерывного отдыха, то отозвать его будет нельзя, даже при наличии предварительного согласования. Данное обстоятельство нужно учитывать в решении сложных задач производства, когда нужно присутствие конкретного специалиста.

Процедурный порядок и оформление документов

Главный документ в этом процессе — заявление сотрудника, подписанное начальством.

Процедура разбивки отпускного периода сопровождается формированием типовых документов.

Деление отпуска на части основано на предоставлении:

• письменного заявления сотрудника;
• утвержденного графика отпусков с указанием всех периодов отдыха сотрудников.

После составления графика отпусков и фиксации разделения отпускного периода на части подпись сотрудника подтверждает его согласие на утверждение данного факта.

На практике дробление отпуска зачастую происходит непосредственно накануне отпускного периода. В таком случае должны быть проведены следующие мероприятия:

• новое согласование сроков и частей отпуска с работодателем;
• написание заявления;
• оформление граф личной карточки сотрудника;
• изменение сведений в графике отпусков;

В заявлении на предоставление отпуска обязательны следующие сведения:

• реквизиты компании;
• полное имя заявителя;
• указание точных сроков для каждого отпускного периода.

Заявление заверяется подписью сотрудника. Обоснование просьбы всегда способствует положительному решению со стороны руководства. Одобрение выражается в резолюции ответственного лица на заявлении или в форме внутреннего приказа о разделении отпуска данному сотруднику. Специальная форма Т-6 может стать шаблоном для документа. Подпись директора, печать организации обязательны. Кадровые специалисты вносят информацию в учетный табель рабочего времени, записку-расчет для финансовых начислений.

Оформление документов устраняет несогласованность сторон, отражает соблюдение законодательства.

Согласие работника

Принудительное деление отпуска на части противозаконно!

Позиция сотрудника в вопросе разделения отпуска очень важна – это его право использовать или отказаться от дробления отпускных дней.

В настоящем выявлена практика принуждения работодателем использования раздельных отпусков. Во внутренних документах компании находят отражение такие правила. Следует заметить противоправность данных документов, нарушающих Трудовой кодекс. Внутренние акты организации, направленные на ухудшение условий труда, применяться не могут (ст.8 ТК РФ). Приказы о разделении отпускного периода на части, установленные в одностороннем порядке, незаконны, противоречат нормам, отраженным в статье 125 ТК РФ.

Не менее важно получить согласие сотрудника на предоставление отпускных дней, совпадающих с выходными. Данная практика совмещения после проверки трудовой инспекцией не получает одобрения. Выходные дни изначально нерабочий период, поэтому совмещать их исключительно с отпускным временем нецелесообразно.

Конфликты, возникающие на основе разногласий по распределению отпускных периодов, не редкость. Сотрудники могут игнорировать внутренние распоряжения, нарушающие их права согласно законодательству РФ и обращаться за разъяснениями и поддержкой в органы трудовой инспекции.

Ответственность за нарушения

При нарушении правил дробления отпуска на части руководству грозит штраф.

Руководство организации несет административную ответственность за соблюдение норм трудового законодательства, правового регулирования ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников.

Типичные нарушения в сфере предоставления отпусков работающим сотрудникам:

1. разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части без согласия работника;
2. определение длительности частей отпуска, периодов проведения без согласия работника;
3. издание внутренних локальных актов, предписывающих обязательность разделения отпуска;
4. отзыв сотрудника из непрерывной части отпуска в течение 2 недель.

Работник может не выполнять приказы руководства, ущемляющие его права. Руководитель обязан согласовывать графики отпусков, действуя методом убеждения в интересах как организации, так и всех сотрудников.

Выявление во время проверок специалистами трудовой инспекции нарушений в составлении графика отпусков приводит к объявлению предупреждения или оформлению штрафов:

• 1000-5000 рублей индивидуальному предпринимателю;
• 30000-50000 рублей предприятию (компании);
• 1000 -5000 рублей руководителю.

Отпуск является важным этапом в профессиональной деятельности работников. Нормативные документы регламентируют его оформление надлежащим образом с учетом интересов юридических и физических лиц.

Видео о подробностях процесса деления отпуска на части: