Как рассчитать количество дней отпуска согласно законодательству?

Каждый официально трудоустроенный сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Ответственность за соблюдение этого правила несет работодатель: если работникам вовремя не предоставляются отпуска, инспекция труда может наложить серьезные штрафные санкции.

Помимо основного оплачиваемого отпуска, в некоторых случаях работник имеет право на дополнительные дни, которые также должны быть оплачены. Бухгалтер должен знать, как рассчитать количество дней отпуска согласно законодательству, а также как выплачивать компенсации за неиспользованный отпуск, если сотрудник уволился, не отработав полный год.

Стандартный и увеличенный срок отпуска

28 дней — стандартный отпуск

Согласно ТК РФ, срок ежегодного отпуска должен составить 28 календарных дней, это количество работодатель может увеличить по собственному желанию.

Любые изменения должны присутствовать в коллективном договоре либо в дополнительном соглашении с работниками, кроме того, их нужно отразить в Правилах внутреннего распорядка на предприятии.

Организация должна разработать график отпусков, и порядок их предоставления и оплаты должен быть понятен каждому работнику. Это позволит избежать ошибок и напрасных претензий, а также не допустить обиды на руководство, которая может негативно сказаться на результатах работу.

Работникам некоторых сфер предоставляется увеличенный отпуск: это связано и с более тяжелыми условиями труда, и со спецификой конкретной отрасли. Удлиненные отпуска предоставляются в следующих сферах:

1. Педагогические работники начальной школы отдыхают 42 дня, а остальные педагоги – 56 дней. Это связано и с продолжительными летними каникулами, и с напряженным рабочим графиком в течение учебного года.
2. Сотрудники, работающие в сложных климатических условиях (на Крайнем севере), а также те, кто занимается добычей полезных ископаемых и геологической разведкой.
3. Большее количество дней отпуска предоставляется медицинским работникам и военнослужащим.
4. Для военных, которые несут службу в отдаленных регионах, в срок отпуска не включаются дни, которые уходят на дорогу до дома и обратно.
5. На увеличенный отпуск также могут рассчитывать таможенники, сотрудники ведомств УВД и ФСКН, космонавты, авиадиспетчеры и другие лица, чья работа связана с повышенной опасностью и ответственностью.

В каждой из перечисленных отраслей количество дней отпуска рассчитывается по своим регламентирующим документам, бухгалтер знакомится со спецификой работы после трудоустройства. Дополнительный отпуск в любой отрасли также должен предоставляться, если сотрудники работают сверхурочно, или на предприятии постоянно действует ненормированный рабочий график. В этом случае прибавка должна составить не менее трех дней, дополнительно отпуск может увеличиваться по соглашению между руководством и коллективом.

Несовершеннолетние сотрудники имеют право на увеличенный отпуск в любой отрасли, он должен составить не менее 31 дня. Для госслужащих этот срок составляет 30 дней без учета выслуги лет и других дополнительных факторов.

Во всех случаях, если на период отпуска выпадают праздничные и нерабочие дни, они не учитываются, но и не оплачиваются. То есть, если работник уходит в отпуск на 28 дней, и на этот период выпадает один праздничный день, всего на рабочем месте он будет отсутствовать 29 дней.

Суббота и воскресенье праздниками не считаются и входят в общее количество календарных дней отпуска.

Когда сотрудник может получить первый отпуск?

Нужно отработать не менее 11 месяцев, чтобы иметь право на первый отпуск

Чтобы выйти в первый отпуск после официального трудоустройства, сотрудник должен проработать на предприятии минимум 11 месяцев. В этом случае он может рассчитывать на полное количество дней отпуска с полным размером отпускных.

При согласовании с другими работниками отпуск можно получить уже через полгода после приема на работу, но в этом случае его продолжительность составит не больше двух недель, и компенсация будет значительно ниже.

Преждевременный отпуск работодатель должен предоставить несовершеннолетним работникам, а также беременным женщинам, которым предстоит уйти в этом году в декрет. В последнем случае отпуск предоставляется, даже если срок работы составил менее полугода. Для определения количества дней используется расчетный период – это один календарный год, который сотрудник отработал до ухода в отпуск.

Если срок работы составил меньше 12 месяцев, то расчетный период – это время со дня трудоустройства до первого числа того месяца, когда отпуск был предоставлен. Расчетный период может быть уменьшен по нескольким причинам. Из него исключаются дни, когда работник по каким-либо обстоятельствам отсутствовал на рабочем месте, обычно это происходит в следующих случаях:

• Перевод на неполную неделю по приказу руководства. Дополнительный выходной в этом случае исключается из расчетного периода, и при начислении отпуска он оплачиваться не будет.
• Дни неоплачиваемого отпуска, который получил работник по личному заявлению. Это может быть ученический отпуск для студента, дни, взятые для ухода за ребенком и т. д. Все дни таких отпусков подсчитываются согласно заявлениям работника.
• Простой, образовавшийся по вине сотрудника. Факт простоя и отсутствие уважительных причин должны подтверждаться соответствующими документами.

На количество дней отпуска могут повлиять еще несколько факторов. Этот период уменьшается, если в течение года сотрудник взял более 14 отгулов за свой счет, несколько раз брал дни для ухода за ребенком либо по каким-либо неуважительным причинам отсутствовал на рабочем месте.

И наоборот, если сотрудник проработал без отпуска больше положенных по закону 12 месяцев, то продолжительность отдыха должна быть увеличена. Нельзя выплачивать компенсации без реального предоставления отпуска более двух лет подряд: это считается грубым нарушением, и при проверке инспекция труда может наложить штрафные санкции.

Если сотрудник долгое время не ходил в отпуск, то продолжительность будет рассчитываться по проработанным месяцам. Рассмотрим пример такого расчета:

• Работника приняли в организацию 20 марта 2014 г., однако в первый отпуск он пошел не ровно через год, а только 20 октября 2015 года. 2-12 апреля он уходил на оплачиваемый больничный.
• Организация предоставляет сотрудникам отпуск, максимальная продолжительность которого составляет 32 дня.
• Подсчитываем расчетный период: сотрудник проработал в общей сложности год и еще 8 месяцев в следующем году. Таким образом, общее рабочее время составило 20 месяцев.
• В этот же период включается и время оплачиваемого больничного.
• Чтобы рассчитать положенное количество дней отпуска, нужно 32 дня поделить на 12 месяцев и умножить на общую сумму проработанных месяцев: 32/12 * 20 = 53.

Таким образом, сотрудник должен пробыть в отпуске 53 дня без учета выпадающих на этот период праздников. На это же количество дней рассчитывается сумма отпускных в порядке, установленном законодательством.

Порядок расчета суммы отпускных

Расчет количество дней отпуска

Есть общая формула, по которой рассчитывается сумма компенсации за отпуск: Отпускные = Средний дневной заработок х Дни отпуска. Если расчетный период соответствует календарному году, то среднее количество дней в месяце составит 29,4. Если год был отработан не полностью, то подсчитывается общее количество всех проработанных дней.

Чтобы посчитать средний дневной заработок, необходимо общую сумму выплат поделить на количество проработанных дней. Заработок складывается из нескольких видов сумм:

• Размер основной зарплаты. Если сотрудник получает зарплату не на повременной, а на сдельной основе, и к моменту расчета отпускных данных за последний месяц нет, можно взять информацию за аналогичный месяц прошлого года.
• Надбавки и дополнительные выплаты, которые сотрудник получил за сверхурочную работу или за увеличенное количество должностных обязанностей. Все эти выплаты должны быть оформлены официально.
• Выплаты и премии за ударный труд и экономию ресурсов. Выплата премии осуществляется после приказа руководства. Эта сумма также учитывается при расчете среднего дневного заработка.
• Доплата за выслугу лет, оплата больничных листов, командировочные и другие выплаты, которые сотрудник получал в течение года.

Важно! Все эти суммы учитываются без выплаченных с них налогов и отчислений в Пенсионный фонд, на основании полученного результата рассчитывается полный дневной заработок.

В итоге на основе общей полученной суммы рассчитывается средний дневной заработок, и его нужно умножить на количество ней отпуска. Результатом станет сумма компенсации за оплачиваемый отпуск, которую сотрудник должен получить на руки в первый день.

Расчет компенсации за отпуск при увольнении

За неиспользованный отпуск положена компенсация

Если сотрудник увольняется, не использовав положенный оплачиваемый отпуск, предприятие должно выплатить ему компенсацию за все отпускные дни. Если перед этим работник не ходил в отпуск еще несколько лет, все эти компенсации нужно суммировать.

В том случае, если проработан полный календарный год, предприятие выплачивает компенсацию за 28 отпускных дней с учетом среднего дневного заработка за отработанный период. Если же с момента приема на работу или с последнего отпуска прошло менее года, то выплаты рассчитываются по отработанному времени.

При этом отработанные дни, составляющие менее половины месяца, учитываться не будут, а если их больше, то количество месяцев округляется в большую сторону. Все компенсации за неиспользованный отпуск должны быть выплачены уже в день увольнения. Предприятие при этом производит с работником полный расчет и выдает трудовую книжку.

Если же сотрудник уже получил отпускные за целый год, но не доработал положенное время, предприятие имеет право удержать остаток из его зарплаты при окончательном расчете. Оплачиваемый отпуск – одно из важных преимуществ официального трудоустройства, и работодатель обязан строго соблюдать требования законодательства.

При нарушении своих прав работник может обратиться в суд, после чего предприятию придется не только выплачивать положенную компенсацию, но и оплачивать судебные издержки. Чтобы не допускать напрасных разбирательств, необходимо тщательно просчитывать количество дней и положенную по закону сумму отпускных.

Чтобы освежить знания в этой области, посмотрите запись традиционного весеннего вебинара о расчете отпускных: