Как рассчитываются командировочные? Порядок расчета командировочных выплат

В прошлом году в трудовое законодательство были внесены поправки, которые существенно изменили порядок организации командировок. Наиболее заметными изменениями стали отказ от командировочного задания и командировочного удостоверения. Все это существенно изменило порядок определения размера командировочных выплат. Как рассчитываются командировочные?

Организация командировки: дополнения в законодательство

Командировка — это всегда дополнительные расходы

Поскольку командировочное удостоверение и служебное задание были отменены, теперь основным документом, на базе которого определяется размер командировочных выплат, становится приказ о направлении в командировку сотрудника.

• Приказ подписывается директором.
• Информация, содержащаяся в приказе о направлении работника в командировку:
• Цель командировки. Теперь приказ выполняет функции командировочного задания.
• Сроки командировки.
• Фамилия сотрудника, направляемого в командировочную поездку.
• В случае длительной командировки приказ может быть дополнен информацией, о том, какие дни для сотрудника будут объявлены рабочими и каким образом будет компенсирована работа в субботу-воскресение, а также праздничные дни.

Поскольку командировочные удостоверения также выведены из практики оформления командировок, то изменен порядок подтверждения пребывания сотрудника в командировке. Таковым подтверждением теперь могут быть:

1. Чеки оплаты проживания в гостинице или общежитии.
2. Служебные записки с предприятия, которое является принимающей стороной. Как правило, их пишут сотрудники отдела кадров.
3. Проездные билеты.
4. Если сотрудник отправился в командировку на собственной машине, то он может подтвердить свое пребывание и собственноручно написанной служебной запиской.
5. Также в последних изменениях был упразднен учета журнал прибывших и выбывших сотрудников.

Правила расчета командировочных

НДФЛ с командировочных не взымается

С командировочных расходов, а также суточных выплат не взимается НДФЛ. Кроме того, с них не производят отчислений в пенсионный фонд и иных страховых выплат. Письмом Министерства финансов РФ было внесено разъяснение о порядке начисления суточных (№ 03-03-06/57885 от 09/X 2015 г.).

Этот документ снимает с организации ответственность за питание сотрудника в командировке, следовательно, расходы на питание теперь не покрываются суточными выплатами. В целом, порядок исчисления командировочных выплат напоминает исчисление отпускных.

Отличие состоит в том, что отпускные считаются по календарным дням, а командировочные выплаты делаются за рабочие дни, пришедшиеся на командировку. Поэтому очень важно знать, какие дни являются рабочими, а какие – нет. Помочь в этом бухгалтеру может приказ директора об отправлении сотрудника в командировку.

При однодневной командировке суточные не платят. Но расходы, связанные с командировкой, могут быть списаны (письмо Минфина от 16/VII 2015 г. № 03-03-07/40892). Валюта, купленная сотрудником при заграничной командировке, имеет стоимость, изменяющуюся в зависимости от колебаний курса. Поэтому и расходы, связанные с ее покупкой, будут уменьшаться или увеличиваться. Как же их списать? Есть два типовых способа:

1. Сотрудник может представить справку из банка или обменника. В ней указано, в какой день, и по какому курсу была куплена валюта. На основании справки расходы компенсируют по указанному в ней курсу.
2. Если справки не сохранилось, за основу берется курс, установленный Центробанком РФ на дату выдачи денег.
3. Размер командировочных определяется по среднему заработку сотрудника за последний год (12 месяцев). Если сотрудник убыл в командировку в июне 2016 года, то расчет ведется по заработку в период от 01/VII 2015 по 31/VI 2016 года. Но это общая практика. В ряде случаев удобнее изменить расчетный период.

Все растраты нужно подтвердить документально

Основания для изменения расчетного периода:

• Работник недавно принят на работу и не успел проработать полный год. В этой ситуации средний заработок определяется по тому периоду, который работник успел отработать. Например, если в командировку работника отправили на пятый месяц работы, периодом для расчета среднего заработка берутся предыдущие четыре месяца.
• Сотрудник отправлен в командировку сразу после приема на работу. Тогда расчетный период берется по фактически отработанным дням. Например, если на работу сотрудник был взят с пятого числа, а в командировку уехал семнадцатого, то расчетным сроком будет промежуток с 06 по 16 число.
• Производственная необходимость заставляет организацию установить свой расчетный период, который отличается от общепринятого. В этом случае средний заработок берется дважды (за 12 месяцев и за тот срок, что установлен в организации), а потом результаты сравниваются.
• Если средний заработок будет меньше годового, то берется большее значение.
• Если компания проводила реорганизацию или переводила сотрудника в другое подразделение, то порядок исчисления зависит от того, как был оформлен перевод. Если сотрудник в одном месте был уволен, а в другом принят на работу, то расчетный период считается только по срокам, проработанным в новой организации. В случае оформления перевода на новое место или реорганизации предприятия в расчетный период можно включить и месяцы, отработанные до перевода.
• Если командировка попадает на праздничный день или субботу-воскресенье, то работа должна быть оплачена в двукратном размере или должны быть предоставлены отгулы, по одному за каждый отработанный день.

Пример расчета командировочных — в видеоматериале:

Что не включается в расчетный период?

В период, используемый для расчета среднего заработка, не может быть включено время, когда:

• работник находился на больничном или в отпуске по уходу за ребенком;
• работа не велась из-за простоев предприятия, не связанных ни с действиями администрации, ни персонала;
• работник не мог работать из-за забастовки на предприятии (при этом сотрудник в забастовочных акциях не участвовал);
• работник находился в отпуске по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства;
• сотрудника освобождали от работы по иным причинам, описанным в трудовом законодательстве РФ.

Из расчетного периода не исключается время отпуска, которое положено работнице-матери на кормление грудного ребенка. Убирается из расчета то время, когда сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске по графику предприятия, периоды прошлых командировок, время, в которое работник не имел возможности трудиться из-за действий работодателя (например, периоды простоя предприятия из-за отсутствия заказов или сырья).

Если сотрудник был занят на неполный день и выполнял свои трудовые обязанности не восемь часов в день, а меньшее количество, то средний заработок берется за те же двенадцать месяцев (период неполной занятости не убирается), но уменьшается пропорционально размеру отработанного времени.

Расчет среднего заработка для совместителя

Командировки для многих — выгодный момент

Если меняется статус работника с совместителя на штатного сотрудника, то возможно несколько способов определения среднего заработка. Выбор конкретного способа зависит от того, как осуществлена смена статуса сотрудника:

1. Если сотрудник был уволен как совместитель (есть приказ об увольнении), а потом принят в штат как постоянный сотрудник, то временем расчета среднего заработка становится только период, отработанный в качестве штатной единицы.
2. В коллективном договоре или ином локальном документе принимается положение, что для расчета среднего заработка берется только период, отработанный в качестве штатного сотрудника.
3. Если перевод из совместителя в штатные сотрудники был осуществлен без процедуры увольнения, то средний заработок будет взят за 12-месячный период, часть из которого сотрудник отработал как совместитель. Этот вариант наиболее невыгоден для сотрудника и даст самый маленький размер среднего заработка. Причина этому – в более низкой зарплате у совместителя.

Частые вопросы, связанные с начислением командировочных выплат

Можно ли просто получить зарплату? Нет. Это будет противоречить трудовому законодательству. ТК РФ гарантирует сотруднику, пребывающему в командировке, сохранение именно среднего заработка. Поэтому выплатить зарплату, рассчитанную по стандартной схеме, командированному работнику нельзя.

Выгодно ли ездить в командировки? Как правило, да. Обычно средний заработок несколько больше, чем обычная зарплата. Если же средний заработок окажется меньше зарплаты, то компания вправе компенсировать сотруднику разницу, трудовым законодательством этого не запрещено. Но положение о компенсации должно быть введено в трудовой договор или иной локальный документ предприятия.

Расчет командировочных – непростая задача для бухгалтера. Облегчить ее выполнение может хорошее знание трудового законодательства и грамотно составленные локальные акты: трудовой договор, приказ об отправлении в командировку и иные документы.