Как рассчитать командировочные: факторы, влияющие на расчет
В зависимости от занимаемой должности и служебных обязанностей, могут быть предусмотрены служебные командировки. Они могут отличаться целью и длительностью, но все командировки должны оплачиваться. Данные выплаты начисляются как командировочные расходы.
Начисляются они наряду с заработной платой, и их размер зависит от нескольких факторов. Если знать, как рассчитать командировочные, можно избежать ситуаций, которые негативно отражаются на результате.
Что входит в командировочные расходы
В некоторых профессиях командировки — обычное явление
При расчете учитывается не суточная норма, а берутся во внимание суммы, которые сотрудник во время командировки расходует. К ним относятся:
- Все суммы, которые тратятся на транспорт, не зависимо от вида, соответственно билетам;
- В расчете учитывается сумма, которая тратиться на проживание в гостинице, согласно чекам и квитанциям;
- Учитываются суточные;
- На каждом предприятии существует положение о командировках, в котором указываются прочие расходы, их также учитываю при расчете.
Для каждого предприятия суточные рассчитываются согласно положению, в котором указан объем возмещения при служебных поездках. Данное положение считается нормативным актом. Стоит также учитывать, что любой расход денежных средств должен сопровождаться документом, который его подтверждает, это является основанием для расчета. Также, согласно положению, могут существовать нормы и правила, которые действуют именно на данном предприятии.
Суточные
Как уже говорилось, размер суточных устанавливается самим предприятием и прописывается в положении, но существует максимальная сумма, которая не облагается подоходным налогом. Если командировка предполагает нахождение в стране, сумма составляет 700 руб. В случаях, когда командировка предполагает выезд за границу, сумма составляет – 2500 руб.
Эти суммы часто и являются стандартными для предприятий по той причине, что они не облагаются налогом и для бухгалтеров намного удобнее. Но предприятие вправе вести размер суточных не больше данной суммы, а меньше, так как это вполне законно.
Считаются суточными все дни, которые сотрудник потратил на поездку. В них включаются и дни, потраченные на дорогу, в тех случаях, когда происходит вынужденная остановка, данное время, также, учитывается. Кроме того, выходные и праздничные также относятся к суточным. Если рассмотреть на примере, это будет выглядеть так: Петров выехал в командировку в воскресенье, а домой вернулся через неделю в субботу, оплачиваются в таком случае и воскресение и суббота.
Обычно служебные поездки, которые предусматривают однодневную поездку, не оплачиваются. Но работодатель может внести в нормативные акты размер компенсации при суточных поездках.
Какие дни учитываются
Командировка должна подтверждаться документами
Нужно понимать, что расчет суточных возможен только при наличии подтверждающих документов, которые говорят о фактическом времени, которое потрачено на поездку. Когда поездка предусматривает автомобиль, такая поездка предусматривает наличие служебной записки.
Она должна быть предоставлена вместе с документами, которые подтверждают маршрут, к ним относятся:
- Путевой лист (по форме № 3);
- Счета;
- Квитанции и чеки.
Все остальные ситуации требуют наличие проездных документов. Если поездка предусматривает проезд на поезде, самолете, автобусе, подтверждающими документами являются билеты и согласно им подсчитываются дни командировки.
Важно: В случае если сотрудник отправляется в командировку на поезде, но билет теряется, и он не может подтвердить, что пользовался транспортом, бухгалтер имеет полное право отказать в выплате данной суммы. Единственным правильным выходом из данной ситуации, будет отправиться на вокзал и затребовать дубликат документов, которые подтвердят поездку.
Документы
Любая служебная поездка для того чтобы считалась командировкой и была оплачена, должна сопровождаться подтверждающими документами. Это может быть отчет о выполнении задания, служебное задание и командировочное удостоверение.
Обычно на предприятии всегда указывается в нормативных актах, какой именно документ служит подтверждающим и где описывается деловая часть поездки. Часто подтверждающим документом служит приказ, но могут формироваться и другие внутренние документы, о которых прописывается в нормативных актах предприятия.
Могут быть и ситуации, когда в нормативных актах прописано, что сотрудник по прибытию с командировки должен подать руководителю письменный отчет о командировке с сопровождающими документами для отчетности и расчета расходов.
Видеоурок ознакомит с тонкостями оформления командировочных документов:
Случаи компенсации
Возможны ситуации, когда для командировки были приобретены билеты, возможно поездка должна была состояться за границу и предусматривала оформление визы, на которую также были потраченные деньги, но поездка не состоялась. Такие случаи предполагают возвращение денег, которые сотрудник потратил.
Случается, что сама командировка продолжается, и время отъезда не по вене сотрудника продлевается, то предприятие в таких ситуациях должно оплатить проживание. В таких случаях нужна отметка даты по факту отъезда, она и будет служить основание для расчета суточных.
Расчет на примере
Рассчитать командировочные можно и самостоятельно
Для того чтобы правильно рассчитать сумму, которая полагается для выплаты как командировочные следует иметь такие данные:
- Фактическое количество отработанных дней (за расчетный период)
- Заработок (расчетный период)
- Средний заработок
- Сумма командировочных
Первое, что следует сделать — это рассчитать фактически отработанные дни сотрудника. Для такого расчета берется период в 12 календарных месяцев до начала командировки. Если рабочий период имеет меньшее количество месяц, берется весь период. Стоит учитывать только дни рабочие, а не календарные. Также, в расчет не берется период, если сотрудник был на больничном, в командировке или отсутствовал по другим причинам.
Например: Сотрудник Соколов С.С. работает с 10.02.2005 по 25.02.2013 и отправляется в командировку.
Если взять весь период, он будет составлять 247 дней (рабочих). Но за этот период он был на больничном, который составляет 8 дней (рабочих), также, находился в отпуске 14 дней (рабочих). Имея такие данные, можно определить фактическое количество отработанных дней.
247 – 8 – 14 = 225
Заработок
Когда рассчитывается средний заработок, не учитываются выплаты социального характера. К ним относятся отпускные, больничные, материальная помощь. Возможно, что перед самой командировкой, либо во время ее состоялась процедура повышения окладов. В таких ситуациях нужно индексировать средний заработок сотрудника при расчете его командировочных.
Например: Сотрудник Соколов С.С. имеет начисления за данный период: каждый месяц по 40 000, но начисления за два месяца отличаются, что составляет в сентябре сумма 12 тыс., а в августе сума составляет 26 тыс. Следуя этим данным можно произвести расчет: 40 000 х 10 = 400 000 (где 10 – это месяцы)
400 000 + 12 000 + 26 000 = 438 000
Средний заработок
Для такого расчета нужно фактический заработок сотрудника поделить на период, а именно на фактическое число отработанный дней: 438 000 / 225 = 1946,66. Данная сумма будет основной при расчете командировочных.
Командировочные
Сумма командировочных зависит от среднего заработка
Если сотрудник Соколов С.С. был в командировке 5 дней, при том, что в положении о командировках обозначена сумма суточных, которая составляет 500 руб. Вышеупомянутый сотрудник привез документы, подтверждающие расходы на дорогу, которыми являются билеты на общую сумму 3 000 руб.
Также, имеются документы, подтверждающие проживание в гостинице и сума составляет 1800 руб. за 1 сутки проживания. При вычислении среднего заработка Соколова С.С. имеется сумма – 1946,66. Имеются такие расчеты:
- 5 х 500 = 2500 (суточные)
- 3 000 (дорога)
- 1800 х 5 = 9000 (проживание)
- 1946,66 х 5 = 9733,3 (заработная плата за время командировки)
- 2500 + 3 000 + 9 000 + 9 733,3 = 24 233,30
Но данная сумма не является окончательной, так как с заработной платы будет удержан налог. Это имеет такой расчет: 9733,3 х 0,13 % = 1265,32. Конечная сумма, которая полагается сотруднику за время командировки составляет: 24 233,3 – 1265,32 = 22 967, 98.
Очень часто встречаются ситуации, когда руководители выдают аванс на проезд, проживание, питание. В таких случаях сотрудник по прибытию отчитывается за потраченные деньги.
Возможны случаи, когда после расчета командировочных, сумма к выплате сотруднику оказывается меньше, чем заработная плата. В таких ситуациях осуществляется доплата, но такие операции должны быть предусмотрены нормативными документами.
Зная, какие факторы, влияющие на расчет, способны изменить начисления, нужно всегда помнить, что документальные подтверждения являются основой. Также, возможны случаи, когда на предприятиях в положении о командировках существуют дополнительные правила и норма. Для того чтобы избежать проблемных ситуаций, стоит перед командировкой уточнить и ознакомиться со списком требуемой документации.